Información sobre protección de datos de la Oficina de Registro Civil

Información conforme al artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos para las personas sujetas a la obligación de notificación

Observación preliminar

Quien se mude a una vivienda está, por regla general, obligado a darse de alta en la oficina de empadronamiento en un plazo de dos semanas a partir de la fecha de la mudanza (art. 17, apartado 1, de la Ley Federal de Empadronamiento - BMG) y facilitar la información necesaria para la correcta gestión del registro de empadronamiento (art. 25, apartado 1, de la BMG). Quien se mude de una vivienda y no se instale en otra en el territorio nacional deberá darse de baja en el plazo de dos semanas tras la mudanza (art. 17, apartado 2, de la Ley Federal de Registro Civil [BMG]) y facilitar la información necesaria para la correcta gestión del registro civil (art. 25, apartado 1, de la BMG). Quien no presente la notificación de alta, la presente de forma incorrecta o con retraso, no se dé de baja o lo haga con retraso, o incumpla la obligación de colaboración, comete una infracción administrativa y puede ser sancionado con una multa de hasta 1.000 euros.

1. Responsable del tratamiento de datos

Ciudad de Jena, Oficina de Registro Civil del Departamento de Servicios al Ciudadano
Engelplatz 1
07743 Jena
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. Delegado o delegada de protección de datos

Delegada de Protección de Datos del Ayuntamiento de Jena
Am Anger 15
07743 Jena
datenschutz@jena.de

3. Finalidades y base jurídica del tratamiento de datos personales

De conformidad con el artículo 2, apartado 1, de la Ley Federal de Registro Civil (BMG), la autoridad de registro civil debe registrar los datos personales de las personas que residen en su ámbito de competencia (habitantes) con el fin de poder determinar y acreditar su identidad y su domicilio. Los datos personales almacenados en los registros de empadronamiento son utilizados por la autoridad de empadronamiento para, de conformidad con las disposiciones sobre la información de los registros de empadronamiento (artículos 44 y siguientes de la Ley de Población [BMG]) y la transmisión de datos (artículos 33 y siguientes de la de la Ley Federal de Registro Civil (BMG)), así como para colaborar en el desempeño de las funciones de otros organismos públicos (artículo 2, apartado 3, de la Ley Federal de Registro Civil). En determinadas ocasiones se realizan transmisiones periódicas de datos (art. 36 de la Ley Federal de Registro Civil; 1.º y 2.º del Reglamento Federal sobre Transmisión de Datos de Registro Civil) a otros organismos públicos, así como, con arreglo al art. 42 de la Ley Federal de Registro Civil, a comunidades religiosas de derecho público. Las transmisiones de datos que vayan más allá de lo anterior, incluidas las periódicas, se realizan en virtud de lo dispuesto en la legislación federal o regional, en la que se especifican los motivos y fines subyacentes a la transmisión de datos, los destinatarios y los datos que deben transmitirse.

4. Categorías de destinatarios de datos personales

La autoridad de registro podrá transmitir datos del registro de empadronamiento a otros organismos públicos en el territorio nacional (véase el artículo 2 de la Ley Federal de Protección de Datos) y a comunidades religiosas de derecho público, o bien transmitir datos dentro de la unidad administrativa (municipio), en la medida en que ello sea necesario para el cumplimiento de sus propias funciones o de aquellas que sean competencia del destinatario.
Los particulares y los organismos no públicos podrán obtener, previa solicitud y previo pago de una tasa, información sobre datos personales concretos, siempre que la autoridad de registro pueda identificar de forma inequívoca a la persona afectada a partir de los datos facilitados por el solicitante. Previa solicitud, se podrá facilitar a particulares y a entidades no públicas información sobre un gran número de personas no identificadas nominalmente en relación con su pertenencia a un grupo (por ejemplo, un determinado año de nacimiento) y sobre determinados datos personales, siempre que se pueda constatar un interés público. Las entidades extranjeras fuera de la Unión Europea se equiparan a las entidades no públicas.
Los partidos, los grupos de votantes y otros organismos que presenten candidaturas pueden obtener datos del registro civil en el contexto de elecciones y votaciones a nivel estatal y municipal.
Los cargos electos, la prensa y los medios de comunicación podrán obtener, con motivo de aniversarios de edad y de matrimonio, los datos directamente relacionados con este fin específico.
El propietario o arrendador de una vivienda tiene derecho a obtener información sobre los residentes empadronados en su vivienda, siempre que acredite un interés legítimo. Además, puede asegurarse, consultando a la autoridad de empadronamiento, de que la persona cuya mudanza ha confirmado se ha empadronado en dicha autoridad.
La transmisión de datos a organismos públicos de otros Estados miembros de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo (EEE), así como a órganos e instituciones de la Unión Europea o de la Comunidad Europea de la Energía Atómica, está siempre que sea necesario para el cumplimiento de las funciones públicas que sean competencia de la autoridad de registro o del destinatario. El requisito para la transmisión dentro del EEE es que los Estados del EEE adopten el contenido del Reglamento General de Protección de Datos.

5. Duración de la conservación

Tras el traslado o el fallecimiento del residente, la autoridad de registro deberá suprimir sin demora todos los datos que no sirvan para la determinación de la identidad y la acreditación del domicilio, ni sean necesarios a efectos electorales, del impuesto sobre la renta o para la tramitación de procedimientos en materia de nacionalidad. Transcurridos cinco años desde el traslado o el fallecimiento del residente, los datos conservados para el cumplimiento de las funciones de las autoridades de registro se conservarán durante un período de 50 años y se protegerán mediante medidas técnicas y organizativas. Durante este periodo, los datos —con excepción del apellido y los nombres de pila, así como de los nombres anteriores; la fecha y el lugar de nacimiento; y, en caso de nacimiento en el extranjero, también el país; las direcciones actuales y anteriores; la fecha de baja del registro de residentes; la fecha de fallecimiento; el lugar de fallecimiento y, en caso de fallecimiento en el extranjero, también el país, ya no podrán ser objeto de tratamiento. La prohibición de tratamiento no se aplica a los casos previstos en el artículo 13, apartado 2, tercera frase, de la Ley Federal de Registro Civil (BMG). Para determinados datos se aplican plazos de supresión más cortos, de conformidad con el artículo 14, apartado 2, de la BMG.

6. Derechos de los interesados

Toda persona afectada por un tratamiento de datos tiene, con arreglo al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en particular los siguientes derechos:

Derecho de acceso a los datos almacenados sobre su persona y a su tratamiento (artículo 15 del RGPD).
Derecho a la rectificación de los datos, en caso de que estos sean inexactos o incompletos (artículo 16 del RGPD).
Derecho a la supresión de los datos personales almacenados, siempre que se cumpla alguno de los requisitos del artículo 17 del RGPD. El derecho a la supresión de los datos personales no se aplica, con carácter complementario a las excepciones contempladas en el artículo 17, apartado 3, del RGPD, cuando la supresión no sea posible o solo lo sea con un esfuerzo desproporcionado debido a la naturaleza específica del almacenamiento. En estos casos, la supresión se sustituye por la limitación del tratamiento, de conformidad con el artículo 18 del RGPD.
Derecho a la limitación del tratamiento de datos, siempre que los datos se hayan tratado de forma ilícita, que los datos sean necesarios para el ejercicio, ejercer o defender los derechos del interesado, o cuando, en caso de oposición, aún no se haya determinado si los intereses de la autoridad de registro prevalecen sobre los del interesado (artículo 18, apartado 1, letras b), c) y d) del RGPD). Si se impugna la exactitud de los datos personales, existe el derecho a la limitación del tratamiento mientras dure la verificación de la exactitud.
Derecho de oposición a determinados tratamientos de datos, siempre que no exista un interés público imperioso que prevalezca sobre los intereses del interesado y que no exista ninguna disposición legal que obligue al tratamiento (artículo 21 del RGPD). Para obtener más información sobre el derecho de oposición con arreglo a la Ley federal de registro civil, consulte las indicaciones que figuran en el formulario de registro.

7. Derecho de revocación del consentimiento

La transmisión de datos personales con fines publicitarios o de comercialización de direcciones solo está permitida si el interesado ha dado su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a), del RGPD). De conformidad con el artículo 7, apartado 3, del RGPD, el consentimiento puede revocarse en cualquier momento ante la entidad a la que se haya otorgado previamente.

8. Derecho de reclamación

Todo interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (Delegado Regional de Turingia para la Protección de Datos y la Libertad de Información, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, teléfono: 0361/5731129-00, correo electrónico: poststelle@datenschutz.thueringen.de), si considera que sus datos personales están siendo tratados de forma ilícita.

9. Transmisión y almacenamiento de datos en Turingia

Además de las disposiciones de la Ley Federal de Registro Civil (BMG), en Turingia se aplican normas sobre la transmisión y el almacenamiento de datos con arreglo a la Ley de Ejecución de Turingia de la Ley Federal de Registro Civil (ThürAGBMG) y al Reglamento de Turingia sobre el Registro Civil (ThürMeldeVO).

Ley de aplicación de Turingia de la Ley federal de registro civil (ThürAGBMG)

Artículo 4 Transmisiones de datos a comunidades religiosas de derecho público
Artículo 6 Contenido de los registros espejo

Reglamento de Turingia sobre el registro de residentes (ThürMeldeVO)

Artículo 3 Alcance de la transferencia de datos al centro de cálculo regional y actualización de los datos
Artículo 16 Transmisión periódica de datos a las oficinas de Hacienda
§ 17 Transmisiones periódicas de datos a la Oficina Central establecida en la Asociación de Médicos de la Seguridad Social de Turingia
§ 18 Transmisión periódica de datos al Centro de Prevención Infantil establecido en la Oficina Regional de Protección del Consumidor
§ 21 Transmisiones periódicas de datos a los servicios de protección de menores
§ 22 Transmisiones periódicas de datos por parte de las autoridades de registro y del Centro de Cálculo Regional a los servicios de búsqueda
§ 23 Transmisiones periódicas de datos por parte de las autoridades de registro a las comunidades religiosas de derecho público