Notarisatie van documenten en handtekeningen

Legalisatie van documenten - wat certificeert de Citizen Service?

Notariële waarmerking als het origineel is afgegeven door een autoriteit of de kopie nodig is voor een autoriteit

De Dienst Burgers is over het algemeen bevoegd om kopieën te waarmerken als het origineel is afgegeven door een autoriteit of als de kopie nodig is voor indiening bij een autoriteit (bijv. certificaten).

Slechts gedeeltelijke legalisatie van buitenlandse certificaten en documenten en Duitse certificaten en documenten voor gebruik in het buitenland

Buitenlandse certificaten en documenten evenals Duitse certificaten en documenten voor gebruik in het buitenland kunnen andere soorten legalisatie vereisen voor erkenning. Neem contact op met het in te dienen kantoor voor meer informatie.

Notarisatie van certificaten/documenten in andere talen dan het Duits en niet-Latijns schrift - alleen met een officieel erkende vertaling

Certificaten en documenten in andere talen dan het Duits worden alleen gewaarmerkt als er een officieel erkende vertaling wordt ingediend. Dit dient om het verbod op notariële verlijding te verifiëren.

In het geval van certificaten en documenten in niet-Latijns schrift worden de fotokopieën gemaakt door de Citizens' Service om discrepanties tussen het origineel en de fotokopie uit te sluiten.

Notarisatie van documenten - wat notariseert de Dienst Burgers niet?

Geen kopieën van documenten van de burgerlijke stand of de instanties voor burgerschap en naturalisatie

Speciale wettelijke regelingen kunnen het exclusieve recht voorbehouden om gewaarmerkte kopieën uit officiële registers en archieven van andere autoriteiten af te geven (bijv. documenten van de burgerlijke stand en de instanties voor staatsburgerschap en naturalisatie). Deze mogen dan niet notarieel bekrachtigd worden door de Dienst Burgerzaken. Dit geldt zowel voor certificaten en documenten van Duitse autoriteiten als voor internationale certificaten en documenten.

Geen legalisatie van privaatrechtelijke documenten

De notariële verlijding van privaatrechtelijke documenten die niet bij een overheidsinstantie moeten worden ingediend, mag niet door de Dienst Burgers worden uitgevoerd (geen officiële notariële verlijding). Deze documenten mogen alleen door een notaris worden gelegaliseerd (notariële certificering).

Geen legalisatie voor inhoudelijke wijzigingen

Bovendien mogen kopieën niet worden gelegaliseerd als de omstandigheden de veronderstelling rechtvaardigen dat de oorspronkelijke inhoud van het document waarvan de kopie moet worden gelegaliseerd, is gewijzigd. In het bijzonder als dit document hiaten, doorhalingen, invoegingen, wijzigingen, onleesbare woorden, cijfers of symbolen, sporen van verwijdering van woorden, cijfers en symbolen bevat of als de context van een document dat uit meerdere bladen bestaat, is verwijderd. In twijfelgevallen wordt de notarisering geweigerd.

Notarisatie van handtekeningen

De Dienst Burgers is bevoegd om handtekeningen te waarmerken als het ondertekende document moet worden ingediend bij een autoriteit of een andere openbare instantie waaraan het ondertekende document op grond van een wettelijke bepaling moet worden voorgelegd.

Dit geldt niet voor

1. handtekeningen zonder begeleidende tekst,
2. handtekeningen die publiek gecertificeerd moeten worden(Sectie 129 van het Duitse Burgerlijk Wetboek) of notarieel bekrachtigd moeten worden(Sectie 128 van het Duitse Burgerlijk Wetboek). Dit is met name het geval voor privaatrechtelijke zaken zoals erfrecht, handelsregister, kadaster en dergelijke.

Notarisatie van documenten

• Binnen je afspraak worden maximaal 10 pagina's notarieel bekrachtigd.
• Als er meer dan 10 pagina's zijn, kunnen de notariële akten pas op een later tijdstip worden opgehaald. Bespreek dit met de medewerker van de Dienst Burgerzaken tijdens uw afspraak. De bijbehorende leges moeten op het moment van de aanvraag worden betaald.

Notariële handtekeningen

• De handtekening moet worden gezet in aanwezigheid van de medewerker van de Burger Service op het document dat moet worden ingediend bij de instantie (niet vooraf, het betreffende document/formulier moet worden meegenomen).

• Identiteitskaart of paspoort
• Originele documenten en certificaten
• In het geval van documenten en certificaten die in Latijns schrift zijn geschreven, kunnen vooraf kopieën worden gemaakt en meegenomen. Houd er rekening mee dat dit tot een langere verwerkingstijd leidt, omdat elke kopie met het origineel moet worden vergeleken.
• Formulier/document voor handtekening notaris (niet vooraf ondertekenen!)

• §§ 33, 34 van de Thüringse wet op de administratieve procedure (ThürVwVfG)
• Thüringer VerwaltungsKostenverordnung (ThürAllgVwKostO)