Privacyverklaring van de registratie-instantie

Informatie overeenkomstig artikel 13 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor personen die zich moeten aanmelden

Inleidende opmerking

Wie een woning betrekt, is in principe verplicht zich binnen twee weken na de verhuizing bij de registratie-instantie aan te melden (§ 17, lid 1, van de Duitse federale registratiewet - BMG) en de voor het correcte beheer van het bevolkingsregister vereiste gegevens te verstrekken (§ 25, punt 1 BMG). Wie uit een woning verhuist en geen nieuwe woning in Duitsland betrekt, moet zich binnen twee weken na de verhuizing uitschrijven (§ 17, lid 2, BMG) en de gegevens verstrekken die nodig zijn voor het correct bijhouden van het bevolkingsregister (§ 25, punt 1, BMG). Wie geen, onjuiste of te late aanmeldingen bij intrek indient, zich niet of te laat afmeldt of zijn medewerkingsplicht schendt, handelt in strijd met de voorschriften en kan worden bestraft met een boete van maximaal 1.000 euro.

1. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Stad Jena, registratie-instantie bij de afdeling Burgerzaken
Engelplatz 1
07743 Jena
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. Functionaris voor gegevensbescherming

Functionaris voor gegevensbescherming van de stad Jena
Am Anger 15
07743 Jena
datenschutz@jena.de

3. Doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking van persoonsgegevens

De registratie-instantie is krachtens § 2, lid 1, van de Duitse Burgerlijke Wet (BMG) verplicht om persoonsgegevens te registreren van personen (inwoners) die binnen haar bevoegdheidsgebied wonen, teneinde hun identiteit en woonplaats vast te stellen en aan te tonen. De in de bevolkingsregisters opgeslagen persoonsgegevens worden door de registratie-instantie gebruikt om, overeenkomstig de voorschriften inzake informatie uit bevolkingsregisters (§§ 44 e.v. BMG) en gegevensoverdracht (§§ 33 e.v. BMG) tegemoet te komen aan de gerechtvaardigde informatiebehoeften van zowel niet-openbare instanties en particulieren als openbare instanties, en om mee te werken aan de uitvoering van taken van andere openbare instanties (§ 2, lid 3, BMG). Bij bepaalde gelegenheden vinden regelmatige gegevensoverdrachten plaats (§ 36 BMG; 1e en 2e Verordening inzake de overdracht van federale registratiegegevens) aan andere overheidsinstanties, evenals op grond van § 42 BMG aan publiekrechtelijke religieuze gemeenschappen. Daarbovenuitgaande, ook regelmatige gegevensoverdrachten vinden plaats op grond van bepalingen in de federale of deelstaatwetgeving, waarin de respectieve onderliggende aanleidingen en doeleinden van de gegevensoverdracht, de ontvangers en de over te dragen gegevens worden genoemd.

4. Categorieën ontvangers van persoonsgegevens

De registratie-instantie mag aan andere overheidsinstanties in het binnenland (zie § 2 van de Duitse federale wet op de gegevensbescherming) en aan publiekrechtelijke religieuze gemeenschappen gegevens uit het bevolkingsregister doorgeven, of gegevens binnen de administratieve eenheid (gemeente) doorgeven, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar eigen taken of van taken die onder de bevoegdheid van de ontvanger vallen.
Particulieren en niet-openbare instanties ontvangen op verzoek tegen betaling informatie over individuele persoonsgegevens, op voorwaarde dat de betrokkene door de registratie-instantie ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd op basis van de gegevens van de aanvrager. Over een groot aantal niet bij naam genoemde personen kan aan particulieren en niet-openbare instanties op verzoek informatie worden verstrekt over het behoren tot een groep (bijvoorbeeld een bepaald geboortejaar) en over bepaalde persoonsgegevens, indien een openbaar belang kan worden vastgesteld. Buitenlandse instanties buiten de Europese Unie worden gelijkgesteld met niet-openbare instanties.
Partijen, kiezersgroepen en andere initiatiefnemers van verkiezingsvoorstellen kunnen in verband met verkiezingen en stemmingen op staats- en gemeentelijk niveau registratiegegevens ontvangen.
Verkozenen, de pers en de omroep mogen bij leeftijds- en huwelijksjubilea de gegevens ontvangen die rechtstreeks verband houden met dit specifieke doel.
De eigenaar/verhuurder van een woning heeft recht op informatie over de in zijn woning ingeschreven bewoners, voor zover hij een rechtmatig belang aantoont. Bovendien kan hij zich door navraag bij de registratie-instantie ervan vergewissen dat de persoon wiens intrek hij heeft bevestigd, zich bij de registratie-instantie heeft ingeschreven.
Aan overheidsinstanties in andere lidstaten van de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte (EER), alsmede aan instellingen en organen van de Europese Unie of de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, is een gegevensoverdracht toegestaan in het kader van activiteiten die geheel of gedeeltelijk onder het toepassingsgebied van het recht van de Europese Unie vallen, toegestaan, voor zover dit noodzakelijk is voor de vervulling van de openbare taken die onder de bevoegdheid van de registratie-instantie of onder de bevoegdheid van de ontvanger vallen. Voorwaarde voor de doorgifte binnen de EER is dat de EER-staten de inhoud van de Algemene Verordening Gegevensbescherming overnemen.

5. Bewaartermijn

Na het vertrek of het overlijden van de inwoner moet de registratie-instantie alle gegevens die niet dienen voor de vaststelling van de identiteit en het aantonen van de woonplaats, en die evenmin nodig zijn voor verkiezings- en loonbelastingdoeleinden of voor de uitvoering van procedures op het gebied van het staatsburgerschapsrecht, onmiddellijk verwijderen. Vijf jaar na het vertrek of het overlijden van de inwoner worden de gegevens die zijn opgeslagen ter vervulling van de taken van de registratie-instanties gedurende 50 jaar bewaard en beveiligd door middel van technische en organisatorische maatregelen. Gedurende deze periode mogen de gegevens, met uitzondering van de achternaam en de voornamen, evenals vroegere namen, de geboortedatum, de geboorteplaats en, bij geboorte in het buitenland, ook het land, de huidige en vroegere adressen, de verhuisdatum en de overlijdensdatum, de plaats van overlijden en, bij overlijden in het buitenland, ook het land, niet meer worden verwerkt. Voor de in § 13, lid 2, zin 3 BMG genoemde gevallen geldt het verwerkingsverbod niet. Voor bepaalde gegevens gelden volgens § 14, lid 2 BMG kortere bewaartermijnen.

6. Rechten van betrokkenen

Elke betrokkene bij een gegevensverwerking heeft volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met name de volgende rechten:

Recht op inzage in de over hem of haar opgeslagen gegevens en de verwerking daarvan (artikel 15 AVG).
Recht op rectificatie van gegevens, indien deze onjuist of onvolledig zijn (artikel 16 AVG).
Recht op verwijdering van de over hem of haar opgeslagen gegevens, voor zover aan een van de voorwaarden van artikel 17 AVG is voldaan. Het recht op verwijdering van persoonsgegevens geldt, in aanvulling op de in artikel 17, lid 3, AVG genoemde uitzonderingen, niet indien verwijdering vanwege de bijzondere aard van de opslag niet of slechts met onevenredig grote inspanningen mogelijk is. In deze gevallen wordt de verwijdering vervangen door de beperking van de verwerking overeenkomstig artikel 18 AVG.
Recht op beperking van de gegevensverwerking, voor zover de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, de gegevens nodig zijn voor het doen gelden, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen van de betrokkene nodig zijn, of wanneer bij een bezwaar nog niet vaststaat of de belangen van de registratie-instantie zwaarder wegen dan die van de betrokkene (artikel 18, lid 1, onder b), c) en d), AVG). Indien de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist, bestaat het recht op beperking van de verwerking voor de duur van de juistheidscontrole.
Recht van bezwaar tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking, voor zover er geen dwingend openbaar belang bij de verwerking bestaat dat zwaarder weegt dan de belangen van de betrokkene, en er geen wettelijke verplichting tot verwerking bestaat (artikel 21 AVG). Nadere informatie over het recht van bezwaar op grond van de Duitse registratiewet is te vinden in de aanwijzingen op het registratieformulier.

7. Recht op intrekking van toestemming

Het doorgeven van persoonsgegevens voor reclamedoeleinden of adresverkoop is alleen toegestaan als de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven (artikel 6, lid 1, onder a, AVG). De toestemming kan overeenkomstig artikel 7, lid 3, van de AVG te allen tijde worden ingetrokken bij de instantie waaraan de toestemming eerder is verleend.

8. Recht op klacht

Elke betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, telefoon: 0361/5731129-00, e-mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de) indien hij of zij van mening is dat zijn of haar persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt.

9. Gegevensoverdracht en -opslag in Thüringen

Naast de bepalingen van de BMG gelden in Thüringen voorschriften inzake gegevensoverdracht en -opslag op grond van de ThürAGBMG en de ThürMeldeVO.

Thüringer uitvoeringswet bij de federale registratiewet (ThürAGBMG)

§ 4 Gegevensoverdracht aan publiekrechtelijke religieuze gemeenschappen
§ 6 Inhoud van de spiegelregisters

Thüringer meldingsverordening (ThürMeldeVO)

§ 3 Omvang van de gegevensoverdracht aan het regionale rekencentrum en bijwerking van de gegevens
§ 16 Regelmatige gegevensoverdracht aan de belastingdiensten
§ 17 Regelmatige gegevensoverdracht aan het centrale bureau dat is opgericht bij de Kassenärztliche Vereinigung Thüringen
§ 18 Regelmatige gegevensoverdracht aan het bij het Landesamt für Verbraucherschutz opgerichte centrum voor kinderbescherming
§ 21 Regelmatige gegevensoverdracht aan de jeugdzorginstanties
§ 22 Regelmatige gegevensoverdracht door de registratie-instanties en het Landesrechenzentrum aan de opsporingsdiensten
§ 23 Regelmatige gegevensoverdracht door de registratie-instanties aan publiekrechtelijke religieuze gemeenschappen