Registratie-instantie gegevensbescherming

Informatie op grond van artikel 13 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor personen voor wie een meldingsplicht geldt

Opmerking vooraf

Iedereen die een woning betrekt, is over het algemeen verplicht om zich binnen twee weken na het betrekken van de woning in te schrijven bij de registratie-instantie (§ 17 (1) van de federale registratiewet - BMG) en de informatie te verstrekken die nodig is voor het correct bijhouden van het inschrijvingsregister (§ 25 (1) BMG). Iedereen die uit een flat verhuist en geen nieuwe flat in Duitsland betrekt, moet zich binnen twee weken na de verhuizing uitschrijven (§ 17 lid 2 BMG) en de informatie verstrekken die nodig is voor het correct bijhouden van het bevolkingsregister (§ 25 nummer 1 BMG). Iedereen die geen verhuisberichten indient, deze onjuist of te laat indient, zich niet of te laat uitschrijft of een medewerkingsplicht overtreedt, begaat een overtreding en kan een boete krijgen van maximaal 1.000 euro.

1. verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Stad Jena, Registratiekantoor in de afdeling Burgerdiensten
Engelplatz 1
07743 Jena
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. functionaris voor gegevensbescherming

Functionaris voor gegevensbescherming van de stad Jena
Am Anger 15
07743 Jena
datenschutz@jena.de

3 Doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking van persoonsgegevens

Volgens § 2 (1) BMG moet de registratieautoriteit persoonsgegevens registreren van de personen (inwoners) die in haar verantwoordelijkheidsgebied wonen om hun identiteit en verblijfplaats vast te stellen en te controleren. De persoonsgegevens die in de bevolkingsregisters zijn opgeslagen, worden door de registratieautoriteit gebruikt om te voldoen aan de legitieme informatiebehoeften van niet-publieke instanties en particulieren, evenals van overheidsinstanties overeenkomstig de bepalingen inzake informatie uit het bevolkingsregister (artikel 44 e.v. BMG) en gegevensoverdracht (artikel 33 e.v. BMG) en om te helpen bij de uitvoering van taken door andere overheidsinstanties (artikel 2 (3) BMG). Gegevens worden bij bepaalde gelegenheden regelmatig doorgegeven aan andere overheidsinstanties (§ 36 BMG; 1e en 2e Bundesregistrierungsverordnung) en aan publiekrechtelijke religieuze organisaties in overeenstemming met § 42 BMG. Bijkomende gegevensoverdrachten, met inbegrip van regelmatige gegevensoverdrachten, worden uitgevoerd op basis van de bepalingen van de federale of deelstaatwet, waarin de respectieve onderliggende redenen en doeleinden van de gegevensoverdracht, de ontvangers en de door te geven gegevens worden gespecificeerd.

4 Categorieën ontvangers van persoonsgegevens

De registratieautoriteit mag gegevens uit het registratieregister doorgeven aan andere openbare instanties in Duitsland (zie artikel 2 van de federale wet op de gegevensbescherming) en publiekrechtelijke religieuze organisaties, of gegevens doorgeven binnen de administratieve eenheid (gemeente), voor zover dit noodzakelijk is voor het vervullen van haar eigen taken of de taken waarvoor de ontvanger verantwoordelijk is.
Op verzoek ontvangen particulieren en niet-openbare organisaties tegen betaling informatie over individuele persoonsgegevens, op voorwaarde dat de betrokken persoon duidelijk kan worden geïdentificeerd door de registratieautoriteit op basis van de door de aanvrager verstrekte informatie. Op verzoek kunnen particulieren en niet-openbare instanties informatie krijgen over een groot aantal niet-geïdentificeerde personen met betrekking tot hun lidmaatschap van een groep (bijv. een specifiek geboortejaar) en bepaalde persoonsgegevens als er een openbaar belang kan worden vastgesteld. Buitenlandse organen buiten de Europese Unie worden gelijkgesteld met niet-openbare organen.
Partijen, kiezersgroepen en andere organisatoren van verkiezingsvoorstellen kunnen registratiegegevens ontvangen in verband met verkiezingen en stemmingen op staats- en gemeentelijk niveau.
Gekozen vertegenwoordigers, de pers en omroepen kunnen de gegevens ontvangen die rechtstreeks verband houden met dit speciale doel in het geval van jubilea.
Voor publicatie in gedrukte adresboeken mogen uitgevers van adresboeken alleen individuele, onomstotelijk vastgelegde gegevens van alle volwassen inwoners ontvangen van de registratieautoriteit.
De eigenaar/verhuurder van een flat heeft recht op informatie over de bewoners die in zijn of haar flat staan ingeschreven, op voorwaarde dat hij of zij op geloofwaardige wijze een wettelijk belang kan aantonen. Daarnaast kunnen ze bij de registratieautoriteit controleren of de persoon van wie ze de verhuizing hebben bevestigd, zich heeft ingeschreven bij de registratieautoriteit.
Gegevens kunnen worden doorgegeven aan overheidsinstanties in andere lidstaten van de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte (EER) en aan instellingen en organen van de Europese Unie of de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie in het kader van activiteiten die geheel of gedeeltelijk binnen de werkingssfeer van het recht van de Europese Unie vallen, voor zover dit noodzakelijk is om de publieke taken te vervullen waarvoor de registratieautoriteit verantwoordelijk is of waarvoor de ontvanger verantwoordelijk is. Voorwaarde voor doorgifte binnen de EER is dat de EER-staten de inhoud van de Algemene Verordening Gegevensbescherming overnemen.

5 Duur van opslag

Nadat de inwoner is verhuisd of overleden, moet de registratieautoriteit onmiddellijk alle gegevens verwijderen die niet worden gebruikt om de identiteit en het bewijs van verblijf vast te stellen en die niet nodig zijn voor verkiezings- en inkomstenbelastingsdoeleinden of om procedures uit te voeren op grond van de nationaliteitswetgeving. Nadat vijf jaar zijn verstreken sinds de inwoner is verhuisd of overleden, worden de gegevens die zijn opgeslagen voor het vervullen van de taken van de registratieautoriteiten voor een periode van 50 jaar bewaard en beveiligd door technische en organisatorische maatregelen. Gedurende deze periode mogen de gegevens niet langer worden verwerkt, met uitzondering van de achternaam en voornaam en vroegere namen, de geboortedatum, de geboorteplaats en, in geval van geboorte in het buitenland, ook het land, de huidige en vorige adressen, de datum van vertrek en de datum van overlijden, de plaats van overlijden en, in geval van overlijden in het buitenland, ook het land. Het verbod op verwerking geldt niet voor de gevallen die worden genoemd in artikel 13 (2) zin 3 BMG. Voor bepaalde gegevens gelden kortere verwijderingstermijnen in overeenstemming met artikel 14 (2) BMG.

6 Rechten van betrokkenen

Elke persoon die te maken krijgt met gegevensverwerking heeft de volgende rechten, in het bijzonder onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR)

Recht op toegang tot de persoonlijke gegevens die over hen zijn opgeslagen en de verwerking ervan (Artikel 15 GDPR).
Recht op rectificatie van gegevens als hun gegevens onjuist of onvolledig zijn (Artikel 16 GDPR).
Recht op het wissen van de over u opgeslagen persoonsgegevens indien een van de voorwaarden van Artikel 17 GDPR van toepassing is. Naast de uitzonderingen opgesomd in Artikel 17(3) GDPR, bestaat het recht op wissen van persoonsgegevens niet als wissen niet mogelijk is of alleen mogelijk is met onevenredige inspanning vanwege het speciale type opslag. In deze gevallen komt de beperking van de verwerking overeenkomstig artikel 18 GDPR in de plaats van het wissen.
Recht op beperking van de gegevensverwerking als de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, de gegevens nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen van de betrokkene of, in geval van bezwaar, nog niet is vastgesteld of de belangen van de registratieautoriteit zwaarder wegen dan die van de betrokkene (artikel 18, lid 1, onder b), c) en d) GDPR). Als de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist, bestaat er een recht op beperking van de verwerking voor de duur van de nauwkeurigheidscontrole.
Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde gegevensverwerkingen, mits er geen hoger openbaar belang voor de verwerking is dat zwaarder weegt dan de belangen van de betrokkene en er geen wettelijke verplichting tot verwerking bestaat (artikel 21 GDPR). Meer informatie over het recht om bezwaar te maken onder de federale registratiewet is te vinden in de informatie op het registratieformulier.

7 Recht om toestemming in te trekken

De overdracht van persoonsgegevens voor reclame- of adreshandelsdoeleinden is alleen toegestaan als de betrokkene toestemming heeft gegeven (artikel 6, lid 1, onder a) GDPR). Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken in overeenstemming met artikel 7(3) GDPR bij de instantie waaraan eerder toestemming is gegeven.

8. recht om een klacht in te dienen

Elke betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Thüringer Staatscommissaris voor Gegevensbescherming en Vrijheid van Informatie, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, telefoon: 0361/5731129-00, e-mail: poststelle@ datenschutz.thueringen.de) als hij of zij van mening is dat zijn of haar persoonlijke gegevens onrechtmatig worden verwerkt.

9 Gegevensoverdracht en -opslag in Thüringen

Naast de bepalingen van het BMG gelden in Thüringen voorschriften voor de overdracht en opslag van gegevens conform de ThürAGBMG en de ThürMeldeVO.

Uitvoeringswet van Thüringen bij de federale registratiewet (ThürAGBMG)

§ 4 Doorgifte van gegevens aan publiekrechtelijke religieuze organisaties
§ 6 Inhoud van het spiegelregister

Thüringse registratieverordening (ThürMeldeVO)

§ 3 Reikwijdte van de gegevensoverdracht aan het datacentrum van de staat en actualisering van gegevens
§ 16 Regelmatige gegevensoverdracht aan de belastingkantoren
§ 17 Regelmatige gegevensoverdracht aan het centrale kantoor van de vereniging van wettelijke ziektekostenverzekeringsartsen in Thüringen
§ 18 Regelmatige gegevensoverdracht naar het centrum voor preventieve zorg voor kinderen van het Staatsbureau voor consumentenbescherming
§ 21 Regelmatige gegevensoverdracht naar de bureaus voor jeugdzorg
§ 22 Regelmatige gegevensoverdracht door de registratieautoriteiten en het computercentrum van de staat naar de opsporingsdiensten
§ 23 Regelmatige gegevensoverdracht door de registratieautoriteiten aan publiekrechtelijke religieuze organisaties