Informacje o ochronie danych – Urząd ds. Rejestracji

Informacja zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych dla osób podlegających obowiązkowi zgłoszenia

Uwaga wstępna 

Każdy, kto wprowadza się do mieszkania, jest co do zasady zobowiązany do zgłoszenia się w urzędzie ewidencji ludności w ciągu dwóch tygodni od wprowadzenia się (§ 17 ust. 1 federalnej ustawy o ewidencji ludności – BMG) oraz podać informacje niezbędne do prawidłowego prowadzenia rejestru meldunkowego (§ 25 pkt 1 BMG). Każdy, kto wyprowadza się z mieszkania i nie wprowadza się do nowego mieszkania na terenie kraju, ma obowiązek wyrejestrować się w ciągu dwóch tygodni od wyprowadzki (§ 17 ust. 2 BMG) oraz podać informacje niezbędne do prawidłowego prowadzenia rejestru meldunkowego (§ 25 pkt 1 BMG). Każdy, kto nie złoży zgłoszenia o wprowadzeniu się, złoży je nieprawidłowo lub z opóźnieniem, nie wyrejestruje się lub zrobi to z opóźnieniem albo naruszy obowiązek współpracy, popełnia wykroczenie i może zostać ukarany grzywną w wysokości do 1 000 euro.

1. Administrator danych

Miasto Jena, Urząd Rejestracji w Wydziale Usług dla Obywateli 
Engelplatz 1 
07743 Jena 
03641 49-3800 
meldebehoerde@jena.de

2. Inspektor ochrony danych

Inspektor ochrony danych miasta Jena 
Am Anger 15 
07743 Jena 
datenschutz@jena.de

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z § 2 ust. 1 ustawy o urzędzie meldunkowym (BMG) urząd meldunkowy ma obowiązek rejestrować dane osobowe osób zamieszkałych w obszarze jego kompetencji (mieszkańców) w celu ustalenia i potwierdzenia ich tożsamości oraz miejsca zamieszkania. Dane osobowe przechowywane w rejestrach meldunkowych są wykorzystywane przez urząd meldunkowy w celu uwzględnienia, zgodnie z przepisami dotyczącymi informacji z rejestrów meldunkowych (§§ 44 i nast. BMG) oraz przekazywania danych (§§ 33 i nast. BMG) zaspokajać uzasadnione potrzeby informacyjne zarówno podmiotów niepublicznych i osób prywatnych, jak i organów publicznych, a także wspierać realizację zadań innych organów publicznych (§ 2 ust. 3 BMG). W określonych przypadkach odbywa się regularne przekazywanie danych (§ 36 BMG; 1. i 2. federalne rozporządzenie w sprawie przekazywania danych z rejestru meldunkowego) do innych organów publicznych, a także zgodnie z § 42 BMG do wspólnot wyznaniowych prawa publicznego. Przekazywanie danych wykraczające poza powyższe ramy, w tym również regularne, odbywa się na podstawie przepisów prawa federalnego lub krajowego, w których określono odpowiednie przyczyny i cele przekazywania danych, odbiorców oraz dane, które mają zostać przekazane.

4. Kategorie odbiorców danych osobowych 

1. Urząd ewidencji ludności może przekazywać dane z rejestru ewidencji ludności innym organom publicznym na terenie kraju (zob. § 2 federalnej ustawy o ochronie danych) oraz wspólnotom wyznaniowym prawa publicznego dane z rejestru meldunkowego lub przekazywać dane w ramach jednostki administracyjnej (gminy), o ile jest to konieczne do wypełnienia jej własnych zadań lub zadań leżących w kompetencji odbiorcy.
2. Osoby prywatne i podmioty niepubliczne otrzymują na wniosek, za opłatą, informacje dotyczące poszczególnych danych osobowych, pod warunkiem że organ rejestracji może jednoznacznie zidentyfikować daną osobę na podstawie danych podanych przez wnioskodawcę. Na wniosek osób prywatnych i podmiotów niepublicznych można udzielić informacji dotyczących przynależności do grupy (np. określonego rocznika urodzenia) oraz określonych danych osobowych w odniesieniu do wielu osób nieokreślonych z imienia i nazwiska, jeżeli można stwierdzić istnienie interesu publicznego. Zagraniczne organy spoza Unii Europejskiej traktuje się na równi z podmiotami niepublicznymi.
3. Partie polityczne, grupy wyborcze i inne podmioty zgłaszające kandydatów mogą uzyskać dane z rejestru ludności w związku z wyborami i głosowaniami na szczeblu państwowym i gminnym.
4. Osoby sprawujące mandaty, prasa i radio mogą otrzymać dane bezpośrednio związane z tym szczególnym celem w przypadku jubileuszy wiekowych i ślubnych.
5. Właściciel mieszkania/wynajmujący ma prawo do uzyskania informacji o mieszkańcach zameldowanych w jego mieszkaniu, o ile wykaże uzasadniony interes prawny. Ponadto może on upewnić się, zwracając się z zapytaniem do urzędu ewidencji ludności, czy osoba, której wprowadzenie się potwierdził, zameldowała się w tym urzędzie.
6. Przekazywanie danych do organów publicznych w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a także do instytucji i organów Unii Europejskiej lub Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej jest dozwolone, o ile jest to konieczne do wykonania zadań publicznych leżących w kompetencji urzędu ewidencyjnego lub w kompetencji odbiorcy. Warunkiem przekazania danych w ramach EOG jest przyjęcie przez państwa EOG treści ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

5. Okres przechowywania danych 

Po wyprowadzce lub śmierci mieszkańca organ rejestrujący ma obowiązek niezwłocznie usunąć wszystkie dane, które nie służą do ustalenia tożsamości i potwierdzenia miejsca zamieszkania, a także nie są niezbędne do celów wyborczych i podatkowych ani do prowadzenia postępowań w sprawie obywatelstwa. Po upływie pięciu lat od wyprowadzki lub śmierci mieszkańca dane przechowywane w celu realizacji zadań urzędów ewidencji ludności są przechowywane przez okres 50 lat i zabezpieczane za pomocą środków technicznych i organizacyjnych. W tym okresie dane te, z wyjątkiem nazwiska i imion, a także wcześniejszych nazwisk, daty urodzenia, miejsca urodzenia, a w przypadku urodzenia za granicą również państwa, aktualnego i poprzednich adresów, daty wypisania się z ewidencji oraz daty zgonu, miejsca zgonu, a w przypadku zgonu za granicą – również państwa, nie mogą być już przetwarzane. Zakaz przetwarzania nie ma zastosowania w przypadkach określonych w § 13 ust. 2 zdanie 3 BMG. W odniesieniu do niektórych danych obowiązują krótsze terminy usunięcia zgodnie z § 14 ust. 2 BMG.  

6. Prawa osób, których dane dotyczą 

Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) w szczególności następujące prawa: 

1. Prawo do informacji o danych osobowych dotyczących tej osoby oraz o ich przetwarzaniu (art. 15 RODO).
2. Prawo do sprostowania danych, o ile dane te są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO).
3. Prawo do usunięcia danych osobowych dotyczących tej osoby, o ile spełniony jest jeden z warunków określonych w art. 17 RODO. Prawo do usunięcia danych osobowych nie ma zastosowania, oprócz wyjątków wymienionych w art. 17 ust. 3 RODO, jeżeli usunięcie nie jest możliwe lub jest możliwe jedynie przy nieproporcjonalnie dużym nakładzie pracy ze względu na szczególny charakter przechowywania danych. W takich przypadkach zamiast usunięcia danych stosuje się ograniczenie przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych, o ile dane zostały przetworzone niezgodnie z prawem, dane są niezbędne do dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych osoby, której dane dotyczą, lub w przypadku sprzeciwu, gdy nie jest jeszcze ustalone, czy interesy organu rejestrującego przeważają nad interesami osoby, której dane dotyczą (art. 18 ust. 1 lit. b), c) i d) RODO). W przypadku zakwestionowania prawidłowości danych osobowych przysługuje prawo do ograniczenia przetwarzania na czas trwania weryfikacji prawidłowości.
5. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec określonych form przetwarzania danych, o ile przetwarzanie nie leży w nadrzędnym interesie publicznym przeważającym nad interesami osoby, której dane dotyczą, oraz nie wynika z obowiązującego przepisu prawa (art. 21 RODO). Bardziej szczegółowe informacje na temat prawa do wniesienia sprzeciwu zgodnie z federalną ustawą o ewidencji ludności można znaleźć w wskazówkach zawartych w formularzu zgłoszeniowym.

7. Prawo do cofnięcia zgody

Przekazywanie danych osobowych do celów reklamowych lub handlu adresami jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO zgodę można w każdej chwili wycofać wobec organu, któremu została ona wcześniej udzielona.

8. Prawo do wniesienia skargi

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Turyński Krajowy Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, tel.: 0361/5731129-00, e-mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de), jeżeli uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

9. Przekazywanie i przechowywanie danych w Turyngii

Oprócz przepisów federalnej ustawy o rejestracji ludności (BMG) w Turyngii obowiązują przepisy dotyczące przekazywania i przechowywania danych zgodnie z turyńską ustawą wykonawczą do federalnej ustawy o rejestracji ludności (ThürAGBMG) oraz turyńskim rozporządzeniem w sprawie rejestracji ludności (ThürMeldeVO).

Turyńska ustawa wykonawcza do federalnej ustawy o ewidencji ludności (ThürAGBMG)

§ 4 Przekazywanie danych wspólnotom wyznaniowym prawa publicznego 
§ 6 Treść rejestrów lustrzanych

Turyńskie rozporządzenie w sprawie ewidencji ludności (ThürMeldeVO)

§ 3 Zakres przekazywania danych do krajowego centrum obliczeniowego oraz aktualizacja danych 
§ 16 Okresowe przekazywanie danych do urzędów skarbowych 
§ 17 Okresowe przekazywanie danych do centralnego punktu utworzonego przy Związku Lekarzy Kas Chorych w Turyngii 
§ 18 Okresowe przekazywanie danych do Centrum Opieki Prewencyjnej nad Dziećmi utworzonego przy Krajowym Urzędzie Ochrony Konsumentów 
§ 21 Okresowe przekazywanie danych do urzędów ds. młodzieży 
§ 22 Regularne przekazywanie danych przez urzędy meldunkowe i Krajowe Centrum Obliczeniowe do służb poszukiwawczych 
§ 23 Regularne przekazywanie danych przez urzędy ewidencji ludności do wspólnot wyznaniowych prawa publicznego