Informação sobre a proteção de dados da autoridade de registo

Informação nos termos do artigo 13.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados para pessoas sujeitas à obrigação de registo

Nota preliminar 

Quem se muda para uma habitação está, em princípio, obrigado a registar-se na autoridade de registo de residência no prazo de duas semanas após a mudança (artigo 17.º, n.º 1, da Lei Federal de Registo de Residência - BMG) e a fornecer as informações necessárias para a manutenção adequada do registo de residência (artigo 25.º, n.º 1, da BMG). Quem sair de uma habitação e não se mudar para uma nova habitação no território nacional deve cancelar o registo no prazo de duas semanas após a saída (§ 17, n.º 2, da BMG) e fornecer as informações necessárias para a manutenção adequada do registo de residência (§ 25, n.º 1, da BMG). Quem não apresentar as declarações de mudança para uma nova residência, as apresentar incorretamente ou com atraso, não cancelar o registo de residência ou o fizer com atraso, ou violar o dever de cooperação, comete uma infração e pode ser punido com uma multa até 1 000 euros.

1. Responsável pelo tratamento de dados

Cidade de Jena, Serviço de Registo de Residentes no Departamento de Serviços ao Cidadão 
Engelplatz 1 
07743 Jena 
03641 49-3800 
meldebehoerde@jena.de

2. Responsável pela Proteção de Dados

Responsável pela Proteção de Dados da cidade de Jena 
Am Anger 15 
07743 Jena 
datenschutz@jena.de

3. Finalidades e base jurídica do tratamento de dados pessoais

Nos termos do artigo 2.º, n.º 1, da Lei Federal de Registo Civil (BMG), a autoridade de registo civil deve registar os dados pessoais das pessoas residentes na sua área de competência (residentes), a fim de poder determinar e comprovar a sua identidade e local de residência. Os dados pessoais armazenados nos registos de recenseamento são utilizados pela autoridade de recenseamento para, em conformidade com as disposições relativas às informações dos registos de recenseamento (artigos 44.º e seguintes da BMG) e às transmissões de dados (artigos 33.º e seguintes da BMG), de modo a satisfazer as necessidades legítimas de informação tanto de entidades não públicas e particulares como de entidades públicas, bem como para colaborar na execução das funções de outras entidades públicas (artigo 2.º, n.º 3, da BMG). Em determinadas ocasiões, realizam-se transmissões regulares de dados (§ 36 da BMG; 1.º e 2.º Regulamentos Federais de Transmissão de Dados de Registo de Residência) a outras entidades públicas, bem como, nos termos do § 42 da BMG, a comunidades religiosas de direito público. As transmissões de dados que excedam o acima referido, incluindo as regulares, são efetuadas com base em disposições da legislação federal ou estadual, nas quais são especificados os respetivos motivos e finalidades subjacentes à transmissão de dados, os destinatários e os dados a transmitir.

4. Categorias de destinatários de dados pessoais 

1. A autoridade de registo de residência pode transmitir dados do registo de residência a outras entidades públicas no território nacional (ver § 2.º da Lei Federal de Proteção de Dados) e a comunidades religiosas de direito público a partir do registo de residência, ou transmitir dados dentro da unidade administrativa (município), na medida em que tal seja necessário para o cumprimento das suas próprias funções ou das que sejam da competência do destinatário.
2. Os particulares e as entidades não públicas recebem, mediante pedido, informações sujeitas ao pagamento de uma taxa sobre dados pessoais específicos, desde que a pessoa em causa possa ser identificada de forma inequívoca pela autoridade de registo com base nas indicações do requerente. Relativamente a um conjunto de pessoas não identificadas nominalmente, podem ser prestadas informações a particulares e a entidades não públicas, mediante pedido, sobre a pertença a um grupo (por exemplo, uma determinada classe etária) e sobre determinados dados pessoais, caso se possa constatar um interesse público. As entidades estrangeiras fora da União Europeia são equiparadas a entidades não públicas.
3. Os partidos, os grupos de eleitores e outros entidades responsáveis por candidaturas eleitorais podem obter dados de registo no âmbito de eleições e votações a nível estatal e municipal.
4. Os titulares de mandatos, a imprensa e os meios de comunicação social podem obter, por ocasião de aniversários de idade e de casamento, os dados diretamente relacionados com este fim específico.
5. O proprietário do imóvel/arrendador tem direito a obter informações sobre os residentes registados no seu imóvel, desde que comprove um interesse jurídico. Além disso, pode certificar-se, através de consulta à autoridade de registo, de que a pessoa cuja mudança confirmou se registou junto da referida autoridade.
6. A transmissão de dados a organismos públicos noutros Estados-Membros da União Europeia e do Espaço Económico Europeu (EEE), bem como a órgãos e instituições da União Europeia ou da Comunidade Europeia da Energia Atómica, é na medida em que tal seja necessário para o cumprimento das funções públicas da competência da autoridade de registo ou do destinatário. A condição prévia para a transmissão no âmbito do EEE é que os Estados do EEE adotem o conteúdo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.

5. Duração do armazenamento 

Após a saída do território ou o falecimento do residente, a autoridade de registo deve apagar imediatamente todos os dados que não sirvam para a identificação e comprovação da residência, nem sejam necessários para fins eleitorais e de imposto sobre o rendimento ou para a realização de procedimentos em matéria de nacionalidade. Após o decurso de cinco anos a contar da mudança ou do falecimento do residente, os dados armazenados para o cumprimento das funções das autoridades de registo de residência são conservados por um período de 50 anos e protegidos por medidas técnicas e organizacionais. Durante este período, os dados não podem ser tratados, com exceção do apelido e dos nomes próprios, bem como de nomes anteriores, da data e do local de nascimento e, em caso de nascimento no estrangeiro, também do país, dos endereços atuais e anteriores, da data de saída do registo e da data de falecimento, do local de falecimento e, em caso de falecimento no estrangeiro, também do país, não podem ser tratados. A proibição de tratamento não se aplica aos casos previstos no § 13, n.º 2, 3.ª frase, da Lei Federal do Registo Civil (BMG). Para determinados dados, aplicam-se prazos de eliminação mais curtos, nos termos do § 14, n.º 2, da BMG.  

6. Direitos dos titulares dos dados 

Qualquer pessoa em causa no âmbito do tratamento de dados tem, nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), nomeadamente os seguintes direitos: 

1. Direito de acesso aos dados pessoais armazenados e ao seu tratamento (artigo 15.º do RGPD).
2. Direito à retificação dos dados, caso estes estejam incorretos ou incompletos (artigo 16.º do RGPD).
3. Direito ao apagamento dos dados pessoais que lhe dizem respeito, desde que se verifique uma das condições previstas no artigo 17.º do RGPD. O direito ao apagamento de dados pessoais não se aplica, para além das exceções previstas no artigo 17.º, n.º 3, do RGPD, se o apagamento não for possível ou só for possível com um esforço desproporcionado devido à natureza específica do armazenamento. Nestes casos, a supressão é substituída pela limitação do tratamento, nos termos do artigo 18.º do RGPD.
4. Direito à limitação do tratamento de dados, desde que os dados tenham sido tratados de forma ilícita, que os dados sejam necessários para o exercício, exercício ou defesa de direitos da pessoa em causa, ou, em caso de oposição, ainda não esteja determinado se os interesses da autoridade de registo prevalecem sobre os da pessoa em causa (artigo 18.º, n.º 1, alíneas b), c) e d) do RGPD). Caso a exatidão dos dados pessoais seja contestada, existe o direito à limitação do tratamento durante o período em que se verifica a exatidão dos dados.
5. Direito de oposição a determinados tratamentos de dados, desde que não exista um interesse público imperioso no tratamento que prevaleça sobre os interesses do titular dos dados e que não exista qualquer disposição legal que obrigue ao tratamento (artigo 21.º do RGPD). Para mais informações sobre o direito de oposição nos termos da Lei Federal de Registo Civil, consulte as indicações constantes do formulário de registo.

7. Direito de revogação do consentimento

A transmissão de dados pessoais para fins publicitários ou de comercialização de endereços só é permitida se a pessoa em causa tiver dado o seu consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a) do RGPD). Nos termos do artigo 7.º, n.º 3, do RGPD, o consentimento pode ser revogado a qualquer momento junto da entidade à qual o consentimento foi anteriormente concedido.

8. Direito de reclamação

Qualquer pessoa em causa tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade de controlo (Procurador Regional da Turíngia para a Proteção de Dados e a Liberdade de Informação, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, telefone: 0361/5731129-00, e-mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de), caso considere que os seus dados pessoais estão a ser tratados de forma ilegal.

9. Transferência e armazenamento de dados na Turíngia

Para além das disposições da Lei Federal de Registo Civil (BMG), aplicam-se na Turíngia regulamentos relativos à transmissão e ao armazenamento de dados, nos termos da Lei de Execução da Turíngia à Lei Federal de Registo Civil (ThürAGBMG) e do Regulamento de Registo Civil da Turíngia (ThürMeldeVO).

Lei de Execução da Turíngia relativa à Lei Federal de Registo de Residentes (ThürAGBMG)

§ 4 Transmissões de dados a comunidades religiosas de direito público 
§ 6 Conteúdo dos registos espelho

Regulamento de Registo da Turíngia (ThürMeldeVO)

§ 3 Âmbito da transferência de dados para o Centro de Computação do Estado e atualização dos dados 
§ 16 Transmissão regular de dados às autoridades fiscais 
§ 17 Transmissões regulares de dados para o Serviço Central criado junto da Associação de Médicos de Segurança Social da Turíngia 
§ 18 Transmissões regulares de dados para o Centro de Prevenção Infantil criado junto do Instituto Estadual de Defesa do Consumidor 
§ 21 Transmissões regulares de dados aos serviços de proteção à infância 
§ 22 Transmissões regulares de dados pelas autoridades de registo e pelo Centro de Computação Regional aos serviços de busca 
§ 23 Transmissões regulares de dados pelas autoridades de registo às comunidades religiosas de direito público