Autoridade de registo das informações relativas à proteção de dados

Informação nos termos do artigo 13.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados para pessoas sujeitas a requisitos de notificação

Observação preliminar

Qualquer pessoa que se mude para um apartamento é, em regra, obrigada a registar-se junto da autoridade de registo no prazo de duas semanas após a mudança (artigo 17.º, n.º 1, da Lei Federal de Registo - BMG) e a fornecer as informações necessárias para a correta manutenção do registo (artigo 25.º, n.º 1, da BMG). Quem sair de um apartamento e não se mudar para um novo apartamento na Alemanha, deve cancelar o registo no prazo de duas semanas após a mudança (§ 17, n.º 2 da BMG) e fornecer as informações necessárias para a correta manutenção do registo da população (§ 25, n.º 1 da BMG). Quem não apresentar a declaração de mudança de residência, a apresentar incorretamente ou com atraso, não proceder ao cancelamento do registo ou cancelar o registo com atraso, ou violar a obrigação de cooperação, comete uma infração e pode ser multado em até 1.000 euros.

1. Responsável pelo tratamento dos dados

Cidade de Jena, Gabinete de Registo no Departamento de Serviços ao Cidadão
Engelplatz 1
07743 Jena
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. Responsável pela proteção de dados

Responsável pela proteção de dados da cidade de Jena
Am Anger 15
07743 Jena
datenschutz@jena.de

3 Objectivos e base jurídica do tratamento de dados pessoais

De acordo com o § 2 (1) da BMG, a autoridade de registo deve registar dados pessoais sobre as pessoas (residentes) que vivem na sua área de responsabilidade, a fim de estabelecer e verificar a sua identidade e residência. Os dados pessoais armazenados nos registos da população são utilizados pela autoridade de registo para satisfazer as necessidades legítimas de informação de organismos não públicos e de particulares, bem como de organismos públicos, em conformidade com as disposições relativas às informações do registo da população (artigos 44.º e seguintes da BMG) e às transferências de dados (artigos 33.º e seguintes da BMG), e para apoiar a execução de tarefas por outros organismos públicos (artigo 2.º, n.º 3, da BMG). Os dados são regularmente transmitidos a outros organismos públicos em determinadas ocasiões (artigo 36.º da BMG; 1.º e 2.º regulamentos federais sobre a transmissão de dados de registo) e a organizações religiosas de direito público, nos termos do artigo 42. Outras transmissões de dados, incluindo as transmissões regulares de dados, são efectuadas com base nas disposições da lei federal ou estadual, nas quais são especificados os respectivos motivos e finalidades subjacentes à transmissão de dados, os destinatários e os dados a transmitir.

4 Categorias de destinatários de dados pessoais

1. A autoridade de registo pode transmitir dados do registo a outros organismos públicos na Alemanha (ver secção 2 da Lei Federal de Proteção de Dados) e a organizações religiosas ao abrigo do direito público, ou transmitir dados dentro da unidade administrativa (município), na medida em que tal seja necessário para cumprir as suas próprias tarefas ou aquelas pelas quais o destinatário é responsável.
2. Mediante pedido, os particulares e os organismos não públicos recebem informações sobre dados pessoais individuais sujeitas a uma taxa, desde que a pessoa em causa possa ser claramente identificada pela autoridade de registo com base nas informações fornecidas pelo requerente. Mediante pedido, os particulares e os organismos não públicos podem receber informações sobre um grande número de pessoas não identificadas no que se refere à sua pertença a um grupo (por exemplo, um ano de nascimento específico) e a determinados dados pessoais, se for possível estabelecer um interesse público. Os organismos estrangeiros fora da União Europeia são equiparados a organismos não públicos.
3. Os partidos, grupos de eleitores e outros organizadores de propostas eleitorais podem receber dados de registo relacionados com eleições e votações a nível estatal e municipal.
4. Os representantes eleitos, a imprensa e os organismos de radiodifusão podem receber os dados diretamente relacionados com esta finalidade especial no caso de aniversários.
5. Para efeitos de publicação em cadernos de endereços impressos, os editores de cadernos de endereços só podem receber da autoridade de registo os dados individuais e conclusivos de todos os residentes adultos.
6. O proprietário/fornecedor do apartamento tem direito a informações sobre os residentes registados no seu apartamento, desde que possa demonstrar de forma credível um interesse legal. Além disso, pode verificar junto da autoridade de registo se a pessoa cuja mudança confirmou está registada na autoridade de registo.
7. Os dados podem ser transferidos para organismos públicos de outros Estados-Membros da União Europeia e do Espaço Económico Europeu (EEE), bem como para instituições e organismos da União Europeia ou da Comunidade Europeia da Energia Atómica, no contexto de actividades total ou parcialmente abrangidas pelo âmbito de aplicação do direito da União Europeia, na medida em que tal seja necessário para o cumprimento das tarefas públicas pelas quais a autoridade de registo é responsável ou pelas quais o destinatário é responsável. Uma condição prévia para a transferência no EEE é que os Estados do EEE adoptem o conteúdo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.

5 Duração da conservação

Após a mudança de residência ou a morte do residente, a autoridade de registo deve apagar imediatamente todos os dados que não sejam utilizados para estabelecer a identidade e a prova de residência e que não sejam necessários para fins eleitorais e de imposto sobre o rendimento ou para a execução de procedimentos ao abrigo da lei da nacionalidade. Decorridos cinco anos após a mudança de residência ou a morte do residente, os dados armazenados para o cumprimento das tarefas das autoridades de registo serão conservados por um período de 50 anos e protegidos por medidas técnicas e organizacionais. Durante este período, os dados não podem continuar a ser tratados, com exceção do apelido e dos nomes próprios, bem como dos nomes anteriores, da data de nascimento, do local de nascimento e, em caso de nascimento no estrangeiro, também do país, dos endereços actuais e anteriores, da data de partida, bem como da data de falecimento, do local de falecimento e, em caso de falecimento no estrangeiro, também do país. A proibição de tratamento não se aplica aos casos especificados no § 13 (2) frase 3 BMG. Para determinados dados, aplicam-se prazos de apagamento mais curtos, nos termos do § 14, n.º 2, da BMG.

6 Direitos das pessoas afectadas

Todas as pessoas afectadas pelo processamento de dados têm os seguintes direitos, em particular ao abrigo do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD)

1. Direito de acesso aos dados pessoais armazenados sobre si e ao seu tratamento (artigo 15.º do RGPD).
2. Direito de retificação dos dados se estes estiverem incorrectos ou incompletos (artigo 16.º do RGPD).
3. Direito ao apagamento dos dados pessoais armazenados sobre si se se aplicar uma das condições do artigo 17º do RGPD. Para além das excepções enumeradas no artigo 17.º, n.º 3, do RGPD, o direito ao apagamento dos dados pessoais não existe se o apagamento não for possível ou só for possível com um esforço desproporcionado devido ao tipo especial de armazenamento. Nestes casos, a limitação do tratamento nos termos do artigo 18.º do RGPD substitui o apagamento.
4. Direito à limitação do tratamento de dados se os dados tiverem sido tratados ilegalmente, se os dados forem necessários para a declaração, o exercício ou a defesa de direitos legais da pessoa em causa ou, em caso de oposição, se ainda não tiver sido determinado se os interesses da autoridade de registo prevalecem sobre os da pessoa em causa (artigo 18.º, n.º 1, alíneas b), c) e d) do RGPD). Se a exatidão dos dados pessoais for contestada, existe o direito à limitação do tratamento durante o período de verificação da exatidão.
5. Direito de se opor a determinado tratamento de dados, desde que não exista um interesse público superior que prevaleça sobre os interesses do titular dos dados e não exista uma obrigação legal de tratamento (artigo 21.º do RGPD). Mais informações sobre o direito de oposição ao abrigo da Lei Federal de Registo podem ser encontradas nas informações do formulário de registo.

7 Direito de retirar o consentimento

A transmissão de dados pessoais para fins publicitários ou de comercialização de endereços só é permitida se a pessoa em causa tiver dado o seu consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a) do RGPD). O consentimento pode ser retirado em qualquer altura, em conformidade com o artigo 7.º, n.º 3, do RGPD, junto da entidade à qual o consentimento foi previamente dado.

8. direito de apresentar uma queixa

Todas as pessoas em causa têm o direito de apresentar uma queixa junto da autoridade de controlo (Thuringian State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, telefone: 0361/5731129-00, e-mail: poststelle@ datenschutz.thueringen.de) se considerarem que os seus dados pessoais estão a ser processados ilegalmente.

9 Transmissão e conservação de dados na Turíngia

Para além das disposições da BMG, aplicam-se na Turíngia as disposições relativas à transmissão e armazenamento de dados, de acordo com a ThürAGBMG e a ThürMeldeVO.

Lei de execução da lei federal de registo da Turíngia (ThürAGBMG)

§ Secção 4 Transmissão de dados a organizações religiosas de direito público
§ Secção 6 Conteúdo do registo espelho

Decreto de registo da Turíngia (ThürMeldeVO)

§ 3 Âmbito da transferência de dados para o centro de dados estatal e atualização dos dados
§ Secção 16 Transmissão regular de dados aos serviços fiscais
§ 17 Transmissão regular de dados ao escritório central da Associação dos Médicos do Seguro de Doença Estatutário da Turíngia
§ 18 Transmissão regular de dados para o centro de prevenção para crianças da Direção-Geral de Defesa do Consumidor
§ 21 Transmissão regular de dados aos serviços de proteção da juventude
§ 22 Transmissão regular de dados das autoridades de registo e do centro informático estatal para os serviços de localização
§ 23 Transmissão regular de dados pelas autoridades de registo às organizações religiosas de direito público