Уведомление о защите персональных данных органа регистрации

Информация в соответствии со ст. 13 Общего регламента по защите данных для лиц, подлежащих регистрации

Вступительное замечание

Лицо, заселяющееся в жилое помещение, в принципе обязано в течение двух недель после заселения зарегистрироваться в органе регистрации (§ 17 абзац 1 Федерального закона о регистрации — BMG) и предоставить сведения, необходимые для надлежащего ведения реестра проживания (§ 25, пункт 1 BMG). Лицо, выезжающее из жилого помещения и не заселяющееся в новое жилье на территории страны, обязано в течение двух недель после выезда сняться с учета (§ 17 абзац 2 BMG) и предоставить сведения, необходимые для надлежащего ведения реестра проживания (§ 25 пункт 1 BMG). Лицо, которое не подает уведомление о заселении, подает его неверно или с опозданием, не снимается с учета или делает это с опозданием, либо нарушает обязанность содействовать ведению реестра, совершает административное правонарушение и может быть оштрафовано на сумму до 1 000 евро.

1. Ответственное лицо за обработку данных

Город Йена, орган регистрации в Департаменте по работе с населением
Engelplatz 1
07743 Йена
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. Уполномоченный по вопросам защиты данных

Уполномоченный по защите данных города Йена
Am Anger 15
07743 Йена
datenschutz@jena.de

3. Цели и правовые основания обработки персональных данных

В соответствии со статьей 2, абзац 1 Закона о гражданском состоянии (BMG) орган по регистрации населения обязан регистрировать персональные данные лиц, проживающих в пределах его юрисдикции (жителей), с целью установления и подтверждения их личности и места жительства. Персональные данные, хранящиеся в реестрах регистрации, используются органом регистрации в соответствии с положениями о предоставлении сведений из реестров регистрации (§§ 44 и далее Закона о регистрации населения (BMG)) и о передаче данных (§§ 33 и далее Закона о регистрации населения (BMG)) удовлетворять обоснованные информационные потребности как негосударственных организаций и частных лиц, так и государственных органов, а также содействовать выполнению задач других государственных органов (§ 2, абзац 3 Закона о регистрации населения (BMG)). В определённых случаях осуществляется регулярная передача данных (§ 36 BMG; 1-е и 2-е Постановления о передаче данных федеральной регистрации) другим государственным органам, а также, в соответствии с § 42 BMG, религиозным общинам, действующим в рамках публичного права. Передача данных, выходящая за рамки вышеуказанного, в том числе на регулярной основе, осуществляется на основании положений федерального или земельного законодательства, в которых указываются соответствующие основания и цели передачи данных, получатели и передаваемые данные.

4. Категории получателей персональных данных

Орган регистрации имеет право передавать данные из реестра регистрации другим государственным органам на территории страны (см. § 2 Федерального закона о защите данных) и религиозным объединениям, действующим в рамках публичного права, данные из реестра регистрации, а также передавать данные в пределах административной единицы (муниципалитета), если это необходимо для выполнения своих собственных задач или задач, входящих в компетенцию получателя.
Частные лица и негосударственные органы получают по запросу информацию об отдельных персональных данных за плату при условии, что орган регистрации может однозначно идентифицировать соответствующее лицо на основании сведений, предоставленных заявителем. По запросу частным лицам и негосударственным организациям может быть предоставлена информация о принадлежности к группе (например, к определенному году рождения) и об определенных персональных данных в отношении большого числа лиц, не указанных по имени, если может быть установлен общественный интерес. Иностранные органы за пределами Европейского Союза приравниваются к негосударственным организациям.
Политические партии, избирательные группы и другие организации, выдвигающие кандидатов, могут получать данные из реестра в связи с выборами и голосованиями на государственном и муниципальном уровнях.
Избранные должностные лица, пресса и средства массовой информации имеют право получать данные, непосредственно связанные с этой конкретной целью, в случае юбилеев по возрасту и годовщин брака.
Владелец жилья/арендодатель имеет право на получение информации о лицах, зарегистрированных в его жилье, при условии, что он обоснованно докажет наличие у себя законного интереса. Кроме того, он может убедиться, обратившись в орган регистрации, что лицо, заселение которого он подтвердил, зарегистрировалось в этом органе.
Передача данных государственным органам в других государствах-членах Европейского союза и Европейского экономического пространства (ЕЭП), а также органам и учреждениям Европейского союза или Европейского атомного сообщества допускается в рамках деятельности, которая полностью или частично подпадает под сферу применения права Европейского союза, допускается, если это необходимо для выполнения государственных задач, относящихся к компетенции органа регистрации или получателя. Условием передачи данных в пределах ЕЭП является принятие государствами-членами ЕЭП положений Общего регламента по защите данных.

5. Срок хранения

После выезда или смерти жителя орган регистрации обязан незамедлительно удалить все данные, которые не служат для установления личности и подтверждения места жительства, а также не требуются для целей проведения выборов и удержания подоходного налога или для осуществления процедур, связанных с гражданством. По истечении пяти лет с момента выезда или смерти жителя данные, хранящиеся для выполнения задач органов регистрации, сохраняются в течение 50 лет и защищаются с помощью технических и организационных мер. В течение этого периода данные, за исключением фамилии и имён, а также прежних имён, даты и места рождения, а также — в случае рождения за границей — страны рождения, текущего и прежних адресов, даты выписки, даты смерти, места смерти, а также, в случае смерти за границей, страны, больше не подлежат обработке. Запрет на обработку не распространяется на случаи, определенные в § 13 абз. 2 предложение 3 BMG. В отношении определенных данных в соответствии с § 14 абз. 2 BMG действуют более короткие сроки удаления.

6. Права заинтересованных лиц

Каждое лицо, данные которого обрабатываются, в соответствии с Общим регламентом по защите данных (GDPR) имеет, в частности, следующие права:

Право на доступ к информации о хранящихся о нём данных и их обработке (статья 15 ОРЗД).
Право на исправление данных, если они являются неверными или неполными (статья 16 Общего регламента по защите данных).
Право на удаление данных, хранящихся о его лице, при условии, что выполняется одно из условий, предусмотренных статьей 17 ОРЗД. Право на удаление персональных данных не применяется в дополнение к исключениям, указанным в статье 17, пункте 3 GDPR, если удаление невозможно или возможно только с несоразмерно большими затратами ввиду особого характера хранения. В таких случаях вместо удаления применяется ограничение обработки в соответствии со статьёй 18 Общего регламента по защите данных (GDPR).
Право на ограничение обработки данных, если данные обрабатывались незаконно, если данные необходимы для отстаивания, осуществления или защиты правовых претензий заинтересованного лица, либо в случае возражения, когда еще не установлено, преобладают ли интересы органа регистрации над интересами заинтересованного лица (статья 18, пункт 1, подпункты b, c и d Общего регламента по защите данных). Если точность персональных данных оспаривается, существует право на ограничение обработки на время проверки точности.
Право на возражение против определённых видов обработки данных, если в отношении такой обработки не существует императивного общественного интереса, преобладающего над интересами заинтересованного лица, и если обработка не предписывается каким-либо правовым актом (статья 21 Общего регламента по защите данных). Более подробную информацию о праве на возражение в соответствии с Федеральным законом о регистрации можно найти в указаниях, приведенных в регистрационной форме.

7. Право на отзыв согласия

Передача персональных данных в рекламных целях или для торговли адресами допускается только при наличии согласия заинтересованного лица (статья 6, пункт 1, подпункт а) Общего регламента по защите данных (GDPR)). В соответствии со статьёй 7, пункт 3 Общего регламента по защите данных (GDPR) согласие может быть отозвано в любое время перед органом, которому оно было ранее предоставлено.

8. Право на подачу жалобы

Каждое заинтересованное лицо имеет право подать жалобу в надзорный орган (Уполномоченный земли Тюрингии по вопросам защиты данных и свободы информации, Häßlerstr. 8, 99096 Эрфурт, телефон: 0361/5731129-00, электронная почта: poststelle@datenschutz.thueringen.de), если она считает, что её персональные данные обрабатываются с нарушением закона.

9. Передача и хранение данных в Тюрингии

В дополнение к положениям Федерального закона о регистрации (BMG) в Тюрингии действуют нормы, регулирующие передачу и хранение данных, в соответствии с Тюрингским законом о реализации Федерального закона о регистрации (ThürAGBMG) и Тюрингским постановлением о регистрации (ThürMeldeVO).

Тюрингенский закон о применении Федерального закона о регистрации (ThürAGBMG)

§ 4 Передача данных религиозным общинам, действующим в рамках публичного права
§ 6 Содержание зеркальных реестров

Постановление Тюрингии о регистрации (ThürMeldeVO)

§ 3 Объем передачи данных в региональный вычислительный центр и обновление данных
§ 16 Регулярная передача данных в налоговые органы
§ 17 Регулярная передача данных в центральный орган, созданный при Ассоциации врачей, работающих по системе кассового страхования Тюрингии
§ 18 Регулярная передача данных в Центр профилактики детских заболеваний, созданный при Государственном управлении по защите прав потребителей
§ 21 Регулярная передача данных в органы по делам молодежи
§ 22 Регулярная передача данных органами регистрации и Государственным вычислительным центром в службы розыска
§ 23 Регулярная передача данных органами регистрации религиозным общинам, действующим в рамках публичного права