Інформація про захист персональних даних у службі реєстрації

Інформація відповідно до статті 13 Загального регламенту про захист даних для осіб, які підлягають реєстрації

Вступне зауваження 

Кожен, хто заселяється у житло, зобов’язаний протягом двох тижнів після заселення зареєструватися в органі реєстрації (§ 17 абзац 1 Федерального закону про реєстрацію - BMG) та надати інформацію, необхідну для належного ведення реєстру реєстрації (§ 25, пункт 1 BMG). Особа, яка виїжджає з житла і не заселяється в нове житло на території країни, зобов’язана зняти реєстрацію протягом двох тижнів після виїзду (§ 17 абзац 2 BMG) та надати інформацію, необхідну для належного ведення реєстру реєстрації (§ 25 пункт 1 BMG). Особи, які не подають повідомлення про заселення, подають їх неправильно або із запізненням, не знімаються з обліку або роблять це із запізненням, а також порушують обов’язок співпраці, вчиняють адміністративне правопорушення та можуть бути оштрафовані на суму до 1 000 євро.

1. Відповідальний за обробку даних

Місто Єна, відділ реєстрації населення у Департаменті послуг для громадян 
Engelplatz 1 
07743 Єна 
03641 49-3800 
meldebehoerde@jena.de

2. Уповноважений або уповноважена з питань захисту даних

Уповноважений з питань захисту даних міста Єна 
Am Anger 15 
07743 Єна 
datenschutz@jena.de

3. Цілі та правові підстави обробки персональних даних

Відповідно до § 2 абзацу 1 BMG орган реєстрації зобов’язаний реєструвати персональні дані осіб, які проживають у межах його компетенції (мешканців), з метою встановлення та підтвердження їхньої особи та місця проживання. Персональні дані, що зберігаються в реєстрах, використовуються органом реєстрації відповідно до положень про надання інформації з реєстрів (§§ 44 та наступні BMG) та передачу даних (§§ 33 та наступні ФЗР) задовольняти обґрунтовані інформаційні потреби як недержавних органів та приватних осіб, так і державних органів, а також брати участь у виконанні завдань інших державних органів (§ 2, абзац 3 ФЗР). У певних випадках здійснюється регулярна передача даних (§ 36 BMG; 1-й та 2-й Федеральні постанови про передачу даних реєстру реєстрації населення) іншим державним органам, а також, відповідно до § 42 BMG, релігійним об’єднанням публічного права. Передача даних, що виходить за ці межі, у тому числі регулярна, здійснюється на підставі положень федерального або земельного законодавства, в яких зазначаються відповідні підстави та цілі передачі даних, одержувачі та дані, що підлягають передачі.

4. Категорії одержувачів персональних даних 

1. Орган реєстрації має право передавати іншим державним органам на території країни (див. § 2 Федерального закону про захист даних) та релігійним об’єднанням публічного права дані з реєстру реєстрації, а також передавати дані в межах адміністративної одиниці (громади), якщо це необхідно для виконання її власних завдань або завдань, що належать до компетенції одержувача.
2. Приватні особи та недержавні органи отримують за запитом інформацію про окремі персональні дані на платній основі за умови, що орган реєстрації може однозначно ідентифікувати відповідну особу на підставі даних, наданих заявником. Щодо великої кількості осіб, не зазначених іменем, фізичним особам та недержавним установам за їхнім запитом може бути надана інформація про належність до певної групи (наприклад, певний рік народження) та про певні персональні дані, якщо можна встановити наявність суспільного інтересу. Іноземні органи за межами Європейського Союзу прирівнюються до недержавних органів.
3. Партії, групи виборців та інші суб’єкти, що висувають кандидатів, можуть отримувати реєстраційні дані у зв’язку з виборами та голосуваннями на державному та муніципальному рівнях.
4. Особи, які обіймають виборні посади, преса та засоби масової інформації мають право отримувати дані, безпосередньо пов’язані з цією конкретною метою, у разі ювілеїв віку та шлюбу.
5. Власник житла/орендодавець має право на отримання інформації про мешканців, зареєстрованих у його помешканні, за умови, що він доведе наявність правового інтересу. Крім того, він може переконатися, звернувшись із запитом до органу реєстрації, що особа, заселення якої він підтвердив, зареєструвалася в цьому органі.
6. Передача даних державним органам в інших державах-членах Європейського Союзу та Європейського економічного простору (ЄЕП), а також органам та установам Європейського Союзу або Європейського ядерного співтовариства у рамках діяльності, яка повністю або частково підпадає під сферу застосування права Європейського Союзу, дозволена, якщо це необхідно для виконання державних завдань, що належать до компетенції органу реєстрації або до компетенції одержувача. Умовою передачі даних у межах ЄЕЗ є те, що держави-члени ЄЕЗ приймають положення Загального регламенту про захист даних.

5. Термін зберігання 

Після виїзду або смерті мешканця орган реєстрації повинен негайно видалити всі дані, які не слугують для встановлення особи та підтвердження місця проживання, а також не є необхідними для цілей виборів та оподаткування заробітної плати або для проведення процедур щодо громадянства. Через п’ять років після виїзду або смерті мешканця дані, що зберігаються для виконання завдань органів реєстрації, зберігаються протягом 50 років та захищаються за допомогою технічних та організаційних заходів. Протягом цього часу дані, за винятком прізвища та імен, а також колишніх імен, дати народження, місця народження, а також, у разі народження за кордоном, держави народження, поточної та колишніх адрес, дати виїзду, дати смерті, місця смерті, а також, у разі смерті за кордоном, держави, більше не підлягають обробці. Заборона на обробку не поширюється на випадки, визначені у § 13 абз. 2 речення 3 BMG. Для певних даних згідно з § 14 абз. 2 BMG встановлюються коротші строки видалення.  

6. Права суб’єктів даних 

Кожна особа, щодо якої здійснюється обробка даних, відповідно до Загального регламенту про захист даних (GDPR) має, зокрема, такі права: 

1. Право на доступ до інформації про збережені дані щодо її особи та їх обробку (стаття 15 Загального регламенту про захист даних).
2. Право на виправлення даних, якщо її дані є неточними або неповними (стаття 16 GDPR).
3. Право на видалення даних, що зберігаються про її особу, якщо виконується одна з умов, передбачених статтею 17 GDPR. Право на видалення персональних даних не застосовується, на додаток до винятків, зазначених у статті 17, абзац 3 GDPR, якщо видалення неможливе або можливе лише з непропорційно великими витратами через особливий характер зберігання. У таких випадках замість видалення застосовується обмеження обробки відповідно до статті 18 Загального регламенту про захист даних (GDPR).
4. Право на обмеження обробки даних, якщо дані оброблялися незаконно, якщо дані необхідні для реалізації, реалізації або захисту правових вимог суб’єкта даних, або у разі заперечення ще не встановлено, чи інтереси органу реєстрації переважають інтереси суб’єкта даних (стаття 18, пункт 1, підпункти b, c та d Загального регламенту про захист даних). У разі заперечення достовірності персональних даних існує право на обмеження обробки на час перевірки достовірності.
5. Право на оскарження певних видів обробки даних, за умови, що обробка не відповідає нагальному суспільному інтересу, який переважає інтереси суб’єкта даних, і що жодна правова норма не зобов’язує до такої обробки (стаття 21 Загального регламенту про захист даних). Детальнішу інформацію щодо права на заперечення відповідно до Федерального закону про реєстрацію можна знайти у вказівках на бланку реєстрації.

7. Право на відкликання згоди

Передача персональних даних з метою реклами або торгівлі адресами допускається лише за умови надання згоди суб’єктом даних (стаття 6, пункт 1, підпункт а) Загального регламенту про захист даних (GDPR)). Відповідно до статті 7, пункту 3 Загального регламенту про захист даних (GDPR), згоду можна в будь-який час відкликати перед органом, якому вона була раніше надана.

8. Право на подання скарги

Кожна заінтересована особа має право подати скаргу до наглядового органу (Уповноважений землі Тюрінгія з питань захисту даних та свободи інформації, Häßlerstr. 8, 99096 Ерфурт, телефон: 0361/5731129-00, електронна пошта: poststelle@datenschutz.thueringen.de), якщо вона вважає, що її персональні дані обробляються з порушенням закону.

9. Передача та зберігання даних у Тюрінгії

На додаток до положень Федерального закону про реєстрацію населення (BMG) у Тюрінгії діють норми щодо передачі та зберігання даних відповідно до Тюрінзького виконавчого закону до Федерального закону про реєстрацію населення (ThürAGBMG) та Тюрінзького положення про реєстрацію (ThürMeldeVO).

Тюрінгенський закон про виконання Федерального закону про реєстрацію (ThürAGBMG)

§ 4 Передача даних релігійним об’єднанням публічного права 
§ 6 Зміст дзеркальних реєстрів

Постанова Тюрінгії про реєстрацію (ThürMeldeVO)

§ 3 Обсяг передачі даних до земельного обчислювального центру та оновлення даних 
§ 16 Регулярна передача даних до податкових органів 
§ 17 Регулярна передача даних до Центрального органу, створеного при Асоціації лікарів, що працюють за системою касового відшкодування, Тюрінгії 
§ 18 Регулярна передача даних до Центру профілактики захворювань у дітей, створеного при Державному управлінні з питань захисту прав споживачів 
§ 21 Регулярна передача даних до служб у справах молоді 
§ 22 Регулярна передача даних органами реєстрації та Державним обчислювальним центром до служб розшуку 
§ 23 Регулярна передача даних органами реєстрації до релігійних об’єднань публічного права