Informations sur la protection des données Autorité d'enregistrement

Information conformément à l'art. 13 du RGPD pour les personnes soumises à l'obligation de notification

Remarque préliminaire

Toute personne qui emménage dans un logement est en principe tenue de s'inscrire auprès des autorités d'enregistrement dans les deux semaines suivant son emménagement (article 17, paragraphe 1, de la loi fédérale sur l'enregistrement - BMG) et de fournir les informations nécessaires à la bonne tenue du registre de la population (article 25, paragraphe 1, de la loi BMG). Toute personne quittant un logement et n'occupant pas un nouveau logement sur le territoire national doit se désinscrire dans les deux semaines suivant son départ (article 17, paragraphe 2, de la BMG) et fournir les informations nécessaires à la bonne tenue du registre de la population (article 25, paragraphe 1, de la BMG). Toute personne qui ne remet pas de déclarations de domiciliation, qui les remet de manière incorrecte ou tardive, qui ne se désinscrit pas ou se désinscrit tardivement ou qui ne respecte pas une obligation de coopération, commet une infraction et peut être sanctionnée d'une amende pouvant aller jusqu'à 1.000 euros.

1. responsable du traitement des données

Ville d'Iéna, service d'inscription au FD Bürgerdienste
Engelplatz 1
07743 Iéna
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. délégué(e) à la protection des données

Délégué à la protection des données de la ville d'Iéna
Am Anger 15
07743 Jena
datenschutz@jena.de

3. finalités et base juridique du traitement des données à caractère personnel

Conformément à l'article 2, paragraphe 1, de la loi allemande sur l'enregistrement des personnes (BMG), l'autorité chargée de l'enregistrement des personnes doit enregistrer les données à caractère personnel relatives aux personnes (habitants) résidant dans son domaine de compétence afin de pouvoir établir et prouver leur identité et leur logement. Les données à caractère personnel enregistrées dans les registres de la population sont utilisées par le service d'enregistrement pour répondre aux besoins d'information légitimes des organismes non publics et des particuliers, ainsi que des organismes publics, conformément aux dispositions relatives aux renseignements sur les registres de la population (articles 44 et suivants de la BMG) et aux transmissions de données (articles 33 et suivants de la BMG), et pour participer à l'exécution des tâches d'autres organismes publics (article 2, paragraphe 3, de la BMG). Des transmissions de données régulières ont lieu à certaines occasions (§ 36 BMG ; 1er et 2e décret fédéral sur la transmission des données de communication) à d'autres services publics ainsi que, conformément au § 42 BMG, à des sociétés religieuses de droit public. D'autres transmissions de données, même régulières, sont effectuées sur la base d'une disposition du droit fédéral ou régional, dans laquelle sont mentionnés les motifs et les objectifs de la transmission de données, les destinataires et les données à transmettre.

4) Catégories de destinataires des données à caractère personnel

Le service d'enregistrement peut transmettre des données du registre de la population à d'autres services publics nationaux (voir § 2 de la loi fédérale sur la protection des données) et à des sociétés religieuses de droit public, ou transmettre des données au sein de l'unité administrative (commune), dans la mesure où cela est nécessaire à l'exécution de ses propres tâches ou de celles qui relèvent de la compétence du destinataire.
Les particuliers et les organismes non publics obtiennent sur demande un accès payant à des données personnelles individuelles, à condition que la personne concernée puisse être clairement identifiée par le service d'enregistrement sur la base des informations fournies par le demandeur. Concernant un grand nombre de personnes non identifiées nommément, des informations sur l'appartenance à un groupe (par ex. une année de naissance déterminée) et sur certaines données à caractère personnel peuvent être fournies sur demande à des particuliers et à des organismes non publics, si un intérêt public peut être établi. Les organismes étrangers en dehors de l'Union européenne sont assimilés à des organismes non publics.
Les partis, groupes électoraux et autres porteurs de propositions électorales peuvent obtenir des données de déclaration dans le cadre d'élections et de votations au niveau de l'État et de la commune.
Les mandataires, la presse et la radio peuvent recevoir les données directement liées à cette finalité particulière à l'occasion d'anniversaires de mariage ou d'âge.
Les éditeurs d'annuaires ne peuvent obtenir du bureau d'enregistrement que certaines données limitativement énumérées de tous les habitants majeurs en vue de leur publication dans des annuaires imprimés.
Le propriétaire/bailleur d'un logement a le droit d'obtenir des informations sur les habitants inscrits dans son logement, dans la mesure où il justifie d'un intérêt juridique. Il peut en outre s'assurer, en se renseignant auprès du service d'enregistrement, que la personne dont il a confirmé l'emménagement s'est bien inscrite auprès du service d'enregistrement.
Le transfert de données à des organismes publics dans d'autres États membres de l'Union européenne et de l'Espace économique européen (EEE) ainsi qu'aux institutions et organes de l'Union européenne ou de la Communauté européenne de l'énergie atomique est autorisé dans le cadre d'activités qui relèvent en tout ou en partie du champ d'application du droit de l'Union européenne, dans la mesure où il est nécessaire à l'exécution des tâches publiques relevant de la compétence de l'autorité d'enregistrement ou de la compétence du destinataire. La condition préalable au transfert au sein de l'EEE est que les États de l'EEE adoptent le contenu du RGPD.

5) Durée de conservation

Après le départ ou le décès du résident, l'autorité chargée de l'enregistrement doit effacer immédiatement toutes les données qui ne servent pas à établir l'identité et la preuve du logement et qui ne sont pas nécessaires à des fins électorales ou d'impôt sur les salaires ou pour l'exécution de procédures relatives à la nationalité. l'expiration d'un délai de cinq ans à compter du départ ou du décès du résident, les données enregistrées pour l'accomplissement des tâches des autorités d'enregistrement sont conservées pendant 50 ans et sécurisées par des mesures techniques et organisationnelles. Pendant cette période, les données ne peuvent plus être traitées, à l'exception du nom de famille et des prénoms ainsi que des noms antérieurs, de la date de naissance, du lieu de naissance ainsi que, en cas de naissance à l'étranger, de l'État, des adresses actuelles et antérieures, de la date de départ ainsi que de la date et du lieu de décès ainsi que, en cas de décès à l'étranger, de l'État. L'interdiction de traitement ne s'applique pas aux cas définis à l'article 13, paragraphe 2, troisième phrase, de la BMG. Conformément à l'article 14, paragraphe 2, de la BMG, des délais d'effacement plus courts s'appliquent à certaines données.

6) Droits des personnes concernées

Toute personne concernée par un traitement de données dispose notamment des droits suivants en vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD) :

Droit d'accès aux données enregistrées sur sa personne et à leur traitement (article 15 du RGPD).
Droit de rectification des données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD).
Droit à l'effacement de leurs données personnelles si l'une des conditions de l'article 17 du RGPD est remplie. En plus des exceptions visées à l'article 17, paragraphe 3, du RGPD, le droit à l'effacement des données à caractère personnel n'existe pas si, en raison de la nature particulière du stockage, l'effacement n'est pas possible ou n'est possible qu'au prix d'efforts disproportionnés. Dans ces cas, l'effacement est remplacé par une limitation du traitement conformément à l'article 18 du RGPD.
Droit à la limitation du traitement des données si les données ont été traitées illégalement, si les données sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice de la personne concernée ou si, en cas d'opposition, il n'est pas encore établi si les intérêts de l'autorité de notification prévalent sur ceux de la personne concernée (article 18, paragraphe 1, points b), c) et d), du RGPD). Si l'exactitude des données à caractère personnel est contestée, il existe un droit à la limitation du traitement pendant la durée de la vérification de l'exactitude.
Droit de s'opposer à certains traitements de données, à moins que le traitement ne réponde à un intérêt public impérieux qui prévaut sur les intérêts de la personne concernée et qu'aucune disposition légale n'impose le traitement (article 21 du RGPD). De plus amples informations sur le droit d'opposition en vertu de la loi fédérale sur la communication peuvent être consultées dans les remarques figurant sur le certificat d'enregistrement.

7) Droit de révocation des consentements

La transmission de données à caractère personnel à des fins de publicité ou de commerce d'adresses n'est autorisée que si la personne concernée a donné son consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD). Conformément à l'article 7, paragraphe 3, du RGPD, le consentement peut être révoqué à tout moment auprès de l'organisme auquel le consentement a été précédemment donné.

8) Droit de recours

Toute personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance (Commissaire du Land de Thuringe pour la protection des données et la liberté d'information, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, téléphone : 0361/5731129-00, e-mail : poststelle@ datenschutz.thueringen.de) si elle estime que ses données personnelles sont traitées de manière illégale.

9) Transmission et stockage de données en Thuringe

En plus des dispositions de la BMG, des règles relatives à la transmission ou à la conservation des données s'appliquent en Thuringe conformément à la ThürAGBMG ou au ThürMeldeVO.

Loi d'application thuringienne de la loi fédérale sur la communication (ThürAGBMG)

§ 4 Transmission de données aux sociétés religieuses de droit public
§ 6 Contenu des registres miroirs

Ordonnance thuringienne sur l'enregistrement (ThürMeldeVO)

§ 3 Etendue de la transmission des données au centre de calcul du Land et mise à jour des données
§ 16 Transmission régulière de données aux services fiscaux
§ 17 Transmissions régulières de données au service central institué auprès de l'Association des médecins conventionnés de Thuringe
§ 18 Transmissions régulières de données au centre de prévention pour enfants établi auprès de l'Office régional de protection des consommateurs
§ 21 Transmissions régulières de données aux offices de la jeunesse
§ 22 Transmissions régulières de données des autorités d'enregistrement et du centre de calcul du Land aux services de recherche
§ 23 Transmissions régulières de données des autorités d'enregistrement aux sociétés religieuses de droit public