Politique de confidentialité du service d'état civil

Informations conformément à l'article 13 du règlement général sur la protection des données (RGPD) destinées aux personnes soumises à l'obligation de déclaration

Remarque préliminaire

Toute personne qui emménage dans un logement est en principe tenue de se déclarer auprès du service des déclarations de domicile dans un délai de deux semaines à compter de son emménagement (article 17, paragraphe 1, de la loi fédérale sur les déclarations de domicile - BMG) et de fournir les informations nécessaires à la bonne tenue du registre des résidents (article 25, point 1, de la BMG). Toute personne qui quitte un logement et n’emménage pas dans un nouveau logement sur le territoire national doit se désinscrire dans un délai de deux semaines à compter de son départ (article 17, paragraphe 2, de la loi fédérale sur la déclaration de domicile (BMG)) et fournir les informations nécessaires à la bonne tenue du registre des résidents (article 25, point 1, de la BMG). Toute personne qui ne déclare pas son emménagement, qui le fait de manière incorrecte ou tardive, qui ne se désinscrit pas ou le fait tardivement, ou qui enfreint son obligation de coopération, commet une infraction administrative et est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 1 000 euros.

1. Responsable du traitement des données

Ville d’Iéna, service des déclarations de domicile au sein du département des services aux citoyens
Engelplatz 1
07743 Iéna
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. Délégué(e) à la protection des données

Déléguée à la protection des données de la ville de Iéna
Am Anger 15
07743 Iéna
datenschutz@jena.de

3. Finalités et base juridique du traitement des données à caractère personnel

Conformément à l’article 2, paragraphe 1, de la loi fédérale sur la gestion des registres de la population (BMG), le service des registres de la population est tenu d’enregistrer les données à caractère personnel relatives aux personnes résidant dans son ressort (habitants) afin de pouvoir déterminer et attester leur identité et leur lieu de résidence. Les données à caractère personnel enregistrées dans les registres d’état civil sont utilisées par le service de l’état civil afin de répondre, conformément aux dispositions relatives aux renseignements tirés des registres d’état civil (articles 44 et suivants de la loi allemande sur l’état civil (BMG)) et aux transmissions de données (articles 33 et suivants de la de la loi fédérale sur l’enregistrement (BMG)), de répondre aux besoins légitimes d’information tant des organismes non publics et des particuliers que des organismes publics, ainsi que de contribuer à l’exécution des missions d’autres organismes publics (article 2, paragraphe 3, de la loi fédérale sur l’enregistrement). Dans certaines circonstances, des transferts de données réguliers (§ 36 de la loi fédérale sur l’enregistrement de la population ; 1er et 2e décrets fédéraux relatifs au transfert des données d’enregistrement) sont effectués vers d’autres organismes publics ainsi que, conformément au § 42 de la loi fédérale sur l’enregistrement de la population, vers des communautés religieuses de droit public. Les transferts de données allant au-delà de ce cadre, y compris les transferts réguliers, sont effectués sur la base de dispositions du droit fédéral ou régional, qui précisent les motifs et finalités respectifs du transfert de données, les destinataires et les données à transférer.

4. Catégories de destinataires des données à caractère personnel

L’autorité chargée de l’enregistrement peut transmettre des données issues du registre d’état civil à d’autres organismes publics sur le territoire national (voir l’article 2 de la loi fédérale sur la protection des données) et à des communautés religieuses de droit public issues du registre de la population, ou transmettre des données au sein de l’unité administrative (commune), dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de ses propres missions ou de celles relevant de la compétence du destinataire.
Les particuliers et les organismes non publics peuvent, sur demande, obtenir des renseignements payants concernant des données à caractère personnel individuelles, à condition que la personne concernée puisse être identifiée sans ambiguïté par le service d’enregistrement sur la base des informations fournies par le demandeur. Sur demande, des particuliers et des organismes non publics peuvent obtenir des informations concernant l’appartenance à un groupe (par exemple, une année de naissance donnée) et certaines données à caractère personnel relatives à un grand nombre de personnes non désignées nommément, dès lors qu’un intérêt public peut être établi. Les organismes étrangers situés en dehors de l’Union européenne sont assimilés à des organismes non publics.
Les partis, les groupes d’électeurs et autres organismes à l’origine de listes électorales peuvent obtenir des données d’enregistrement dans le cadre d’élections et de scrutins au niveau national et communal.
Les élus, la presse et les médias audiovisuels sont autorisés à recevoir, à l’occasion d’anniversaires de naissance ou de mariage, les données directement liées à cet objectif particulier.
Le propriétaire ou le bailleur d’un logement a le droit d’obtenir des informations sur les résidents déclarés dans son logement, dans la mesure où il fait valoir un intérêt légitime. Il peut en outre s’assurer, en se renseignant auprès du service des déclarations de domicile, que la personne dont il a confirmé l’emménagement s’est bien déclarée auprès dudit service.
Le transfert de données vers des autorités publiques d’autres États membres de l’Union européenne et de l’Espace économique européen (EEE), ainsi qu’envers les institutions et organes de l’Union européenne ou de la Communauté européenne de l’énergie atomique, est autorisé dans le cadre d’activités relevant entièrement ou partiellement du champ d’application du droit de l’Union européenne, est autorisé, dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement des missions publiques relevant de la compétence du service d’enregistrement ou de celle du destinataire. La condition préalable au transfert au sein de l’EEE est que les États membres de l’EEE adoptent le contenu du règlement général sur la protection des données.

5. Durée de conservation

Après le départ ou le décès du résident, l’autorité chargée de l’enregistrement doit effacer sans délai toutes les données qui ne servent pas à établir l’identité et à prouver le domicile, et qui ne sont pas nécessaires à des fins électorales, d’impôt sur le revenu ou pour la conduite de procédures relevant du droit de la nationalité. À l’expiration d’un délai de cinq ans à compter du départ ou du décès du résident, les données conservées pour l’accomplissement des missions des services d’état civil sont conservées pendant une durée de 50 ans et sécurisées par des mesures techniques et organisationnelles. Pendant cette période, les données ne peuvent plus être traitées, à l’exception du nom de famille et des prénoms ainsi que des noms antérieurs, de la date et du lieu de naissance, ainsi que, en cas de naissance à l’étranger, du pays de naissance, des adresses actuelles et antérieures, de la date de départ ainsi que de la date de décès, du lieu de décès ainsi que, en cas de décès à l’étranger, du pays, ne peuvent plus être traitées. Cette interdiction de traitement ne s’applique pas aux cas prévus à l’article 13, paragraphe 2, troisième phrase, de la loi fédérale sur la population (BMG). Conformément à l’article 14, paragraphe 2, de la BMG, des délais de suppression plus courts s’appliquent à certaines données.

6. Droits des personnes concernées

Toute personne concernée par un traitement de données dispose, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment des droits suivants :

le droit d’accès aux données à caractère personnel la concernant et à des informations sur leur traitement (article 15 du RGPD) ;
Droit de rectification des données, si celles-ci sont inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD).
Droit à l’effacement des données à caractère personnel la concernant, pour autant que l’une des conditions prévues à l’article 17 du RGPD soit remplie. Le droit à l'effacement des données à caractère personnel ne s'applique pas, en complément des exceptions prévues à l'article 17, paragraphe 3, du RGPD, si l'effacement n'est pas possible ou ne l'est qu'au prix d'un effort disproportionné en raison de la nature particulière du stockage. Dans ces cas, l’effacement est remplacé par la limitation du traitement conformément à l’article 18 du RGPD.
Droit à la limitation du traitement des données, dans la mesure où celles-ci ont été traitées de manière illicite, où elles sont nécessaires à l’exercice, d’exercer ou de défendre les droits de la personne concernée, ou lorsqu’en cas d’opposition, il n’est pas encore établi si les intérêts de l’autorité d’enregistrement l’emportent sur ceux de la personne concernée (article 18, paragraphe 1, points b), c) et d) du RGPD). Si l’exactitude des données à caractère personnel est contestée, il existe un droit à la limitation du traitement pendant la durée de la vérification de l’exactitude.
Droit d’opposition à certains traitements de données, pour autant qu’il n’existe pas d’intérêt public impérieux justifiant le traitement et prévalant sur les intérêts de la personne concernée, et qu’aucune disposition légale n’impose ce traitement (article 21 du RGPD). Vous trouverez de plus amples informations sur le droit d’opposition en vertu de la loi fédérale sur l’enregistrement des résidents dans les indications figurant sur le formulaire d’enregistrement.

7. Droit de retrait du consentement

La transmission de données à caractère personnel à des fins publicitaires ou de commercialisation d’adresses n’est autorisée que si la personne concernée a donné son consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD). Conformément à l’article 7, paragraphe 3, du RGPD, le consentement peut être révoqué à tout moment auprès de l’organisme auquel il avait été initialement donné.

8. Droit de recours

Toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (Commissaire à la protection des données et à la liberté d’information de Thuringe, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, téléphone : 0361/5731129-00, e-mail : poststelle@datenschutz.thueringen.de) si elle estime que ses données à caractère personnel font l'objet d'un traitement illicite.

9. Transfert et stockage des données en Thuringe

Outre les dispositions de la loi fédérale sur l’enregistrement (BMG), des règles relatives au transfert et au stockage des données s’appliquent en Thuringe conformément à la loi d’application thuringienne de la loi fédérale sur l’enregistrement (ThürAGBMG) et au règlement thuringien sur l’enregistrement (ThürMeldeVO).

Loi d'application de la Thuringe relative à la loi fédérale sur l'enregistrement (ThürAGBMG)

§ 4 Transmissions de données aux communautés religieuses de droit public
§ 6 Contenu des registres miroirs

Règlement de Thuringe sur l'enregistrement des résidents (ThürMeldeVO)

§ 3 Étendue de la transmission des données au centre informatique régional et mise à jour des données
§ 16 Transmission régulière de données aux services fiscaux
§ 17 Transmissions régulières de données au service central mis en place auprès de l'Association des médecins conventionnés de Thuringe
§ 18 Transmissions régulières de données au Centre de prévention pour l'enfance mis en place auprès de l'Office régional de la protection des consommateurs
§ 21 Transmissions régulières de données aux services de protection de la jeunesse
§ 22 Transmissions régulières de données par les services d'état civil et le centre de calcul régional aux services de recherche de personnes
§ 23 Transmissions régulières de données par les services d'enregistrement aux communautés religieuses de droit public