Informativa sulla privacy dell'ufficio anagrafe

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) per i soggetti soggetti all’obbligo di segnalazione

Premessa

Chiunque si trasferisca in un'abitazione è tenuto, in linea di principio, a registrarsi presso l'ufficio anagrafe entro due settimane dal trasloco (art. 17, comma 1, della Legge federale sull'anagrafe - BMG) e a fornire le informazioni necessarie alla corretta tenuta del registro anagrafico (§ 25, n. 1, BMG). Chi lascia un'abitazione e non ne occupa una nuova sul territorio nazionale è tenuto a cancellarsi dal registro entro due settimane dal trasloco (§ 17 comma 2 BMG) e a fornire le informazioni necessarie per la corretta tenuta del registro anagrafico (§ 25 numero 1 BMG). Chi non presenta la dichiarazione di ingresso, la presenta in modo errato o in ritardo, non effettua la cancellazione o la effettua in ritardo, oppure viola l’obbligo di collaborazione, commette un’infrazione e può essere punito con una sanzione pecuniaria fino a 1.000 euro.

1. Titolare del trattamento dei dati

Città di Jena, Ufficio anagrafe presso il Dipartimento dei servizi ai cittadini
Engelplatz 1
07743 Jena
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. Responsabile della protezione dei dati

Responsabile della protezione dei dati della città di Jena
Am Anger 15
07743 Jena
datenschutz@jena.de

3. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’articolo 2, comma 1, della Legge federale sull’anagrafe (BMG), l’ufficio anagrafico è tenuto a registrare i dati personali delle persone residenti (cittadini) nel proprio ambito di competenza, al fine di poter accertare e comprovare la loro identità e il loro domicilio. I dati personali conservati nei registri anagrafici vengono utilizzati dall’Ufficio anagrafico per soddisfare, in conformità alle disposizioni relative alle informazioni anagrafiche (artt. 44 e segg. della Legge federale sull’anagrafe, BMG) e alla trasmissione dei dati (artt. 33 e segg. BMG) per soddisfare le legittime esigenze di informazione sia di enti non pubblici e privati, sia di enti pubblici, nonché per collaborare all’esecuzione dei compiti di altri enti pubblici (art. 2, comma 3, BMG). In determinate occasioni vengono effettuate trasmissioni periodiche di dati (§ 36 BMG; 1° e 2° Regolamento federale sulla trasmissione dei dati anagrafici) ad altri enti pubblici, nonché, ai sensi del § 42 BMG, a comunità religiose di diritto pubblico. Ulteriori trasferimenti di dati, anche regolari, avvengono in base alle disposizioni del diritto federale o regionale, in cui sono indicati i rispettivi motivi e finalità del trasferimento dei dati, i destinatari e i dati da trasferire.

4. Categorie di destinatari dei dati personali

L’autorità di registrazione può trasmettere dati dal registro anagrafico ad altri enti pubblici sul territorio nazionale (cfr. § 2 della Legge federale sulla protezione dei dati) e a comunità religiose di diritto pubblico, oppure trasmettere dati all’interno dell’unità amministrativa (comune), nella misura in cui ciò sia necessario per l’adempimento dei propri compiti o di quelli di competenza del destinatario.
I privati e gli enti non pubblici ricevono, su richiesta e a pagamento, informazioni relative a singoli dati personali, a condizione che la persona interessata possa essere identificata in modo univoco dall’ufficio anagrafe sulla base delle indicazioni fornite dal richiedente. Su richiesta, ai privati e agli enti non pubblici possono essere fornite informazioni relative all’appartenenza a un gruppo (ad es. una determinata classe di nascita) e a determinati dati personali riguardanti un numero elevato di persone non identificate nominativamente, qualora sia possibile accertare un interesse pubblico. Gli enti stranieri al di fuori dell’Unione Europea sono equiparati agli enti non pubblici.
I partiti, i gruppi elettorali e altri soggetti che presentano liste elettorali possono ottenere dati anagrafici in relazione alle elezioni e alle votazioni a livello statale e comunale.
I titolari di cariche elettive, la stampa e le emittenti radiotelevisive possono ottenere, in occasione di anniversari di età e di matrimonio, i dati direttamente connessi a tale scopo specifico.
Il proprietario dell’abitazione o il locatore ha diritto a ricevere informazioni sui residenti registrati nel proprio alloggio, purché dimostri di avere un interesse giuridico. Egli può inoltre accertarsi, rivolgendosi all’ufficio anagrafico, che la persona di cui ha confermato l’ingresso nell’abitazione si sia registrata presso l’ufficio anagrafico.
Il trasferimento di dati a enti pubblici di altri Stati membri dell’Unione europea e dello Spazio economico europeo (SEE), nonché a istituzioni e organismi dell’Unione europea o della Comunità europea dell’energia atomica, è è ammessa nella misura in cui ciò sia necessario per l’adempimento dei compiti pubblici di competenza dell’autorità di registrazione o del destinatario. Il presupposto per il trasferimento all’interno del SEE è che gli Stati membri del SEE adottino il contenuto del Regolamento generale sulla protezione dei dati.

5. Durata della conservazione

A seguito del trasferimento o del decesso del residente, l’autorità di registrazione deve cancellare immediatamente tutti i dati che non servono all’accertamento dell’identità e alla prova della residenza, né sono necessari ai fini elettorali e dell’imposta sul reddito o per l’espletamento di procedimenti in materia di cittadinanza. Trascorsi cinque anni dal trasferimento o dal decesso del residente, i dati conservati per l’adempimento dei compiti delle autorità di registrazione vengono conservati per un periodo di 50 anni e protetti mediante misure tecniche e organizzative. Durante tale periodo, i dati non possono più essere trattati, ad eccezione del cognome e dei nomi di battesimo, nonché dei nomi precedenti, della data e del luogo di nascita e, in caso di nascita all’estero, anche dello Stato di nascita, degli indirizzi attuali e precedenti, della data di trasferimento e della data di decesso, del luogo di decesso e, in caso di decesso all’estero, anche del Paese, non possono più essere trattati. Il divieto di trattamento non si applica ai casi previsti dal § 13, comma 2, terza frase, della BMG. Per determinati dati si applicano termini di cancellazione più brevi ai sensi del § 14, comma 2, della BMG.

6. Diritti degli interessati

Ogni persona interessata da un trattamento di dati ha, ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD), in particolare i seguenti diritti:

Diritto di accesso ai dati personali che la riguardano e al loro trattamento (articolo 15 del RGPD).
Diritto alla rettifica dei dati, qualora questi risultino inesatti o incompleti (articolo 16 del RGPD).
Diritto alla cancellazione dei dati personali conservati, qualora sussista una delle condizioni di cui all’articolo 17 del RGPD. Il diritto alla cancellazione dei dati personali non sussiste, in aggiunta alle eccezioni di cui all’articolo 17, paragrafo 3, del RGPD, qualora la cancellazione non sia possibile o sia possibile solo con uno sforzo sproporzionato a causa della particolare natura della memorizzazione. In tali casi, al posto della cancellazione si applica la limitazione del trattamento ai sensi dell’articolo 18 del RGPD.
Diritto alla limitazione del trattamento dei dati, qualora i dati siano stati trattati in modo illecito, qualora i dati siano necessari per far valere, l’esercizio o la difesa dei diritti dell’interessato, oppure, in caso di opposizione, non sia ancora stato stabilito se gli interessi dell’autorità di registrazione prevalgano su quelli dell’interessato (articolo 18, paragrafo 1, lettere b), c) e d) del RGPD). Qualora venga contestata l’esattezza dei dati personali, sussiste il diritto alla limitazione del trattamento per la durata della verifica dell’esattezza.
Diritto di opposizione a determinati trattamenti di dati, a meno che non sussista un interesse pubblico imperativo al trattamento che prevalga sugli interessi dell’interessato e non vi sia una disposizione di legge che imponga il trattamento (articolo 21 del RGPD). Maggiori informazioni sul diritto di opposizione ai sensi della legge federale sulla registrazione anagrafica sono riportate nelle note presenti sul modulo di registrazione.

7. Diritto di revoca del consenso

La trasmissione di dati personali a fini pubblicitari o di commercio di indirizzi è consentita solo se l’interessato ha prestato il proprio consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del RGPD). Ai sensi dell’articolo 7, paragrafo 3, del RGPD, il consenso può essere revocato in qualsiasi momento rivolgendosi all’ente al quale era stato precedentemente prestato.

8. Diritto di reclamo

Ogni interessato ha il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo (Responsabile regionale della Turingia per la protezione dei dati e la libertà di informazione, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, telefono: 0361/5731129-00, e-mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de), qualora ritenga che i propri dati personali siano trattati in modo illecito.

9. Trasmissione e conservazione dei dati in Turingia

Oltre alle disposizioni della BMG, in Turingia si applicano le norme relative al trasferimento e alla conservazione dei dati ai sensi della ThürAGBMG e della ThürMeldeVO.

Legge di attuazione della Turingia della legge federale sulla registrazione anagrafica (ThürAGBMG)

§ 4 Trasmissione dei dati alle comunità religiose di diritto pubblico
§ 6 Contenuto dei registri speculari

Regolamento della Turingia in materia di anagrafe (ThürMeldeVO)

§ 3 Entità della trasmissione dei dati al centro di elaborazione dati regionale e aggiornamento dei dati
§ 16 Trasmissione periodica dei dati agli uffici delle imposte
§ 17 Trasmissioni periodiche di dati all’ufficio centrale istituito presso l’Associazione dei medici convenzionati della Turingia
§ 18 Trasmissione periodica dei dati al Centro di prevenzione per l’infanzia istituito presso l’Ufficio regionale per la tutela dei consumatori
§ 21 Trasmissione periodica dei dati agli uffici per la tutela dei minori
§ 22 Trasmissioni periodiche di dati da parte delle autorità di registrazione e del Centro di elaborazione dati regionale ai servizi di ricerca
§ 23 Trasmissioni periodiche di dati da parte delle autorità di registrazione alle comunità religiose di diritto pubblico