Organ rejestrujący informacje o ochronie danych

Informacje zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych dla osób podlegających obowiązkowi powiadomienia

Uwaga wstępna

Każdy, kto wprowadza się do mieszkania, jest zasadniczo zobowiązany do zameldowania się w urzędzie meldunkowym w ciągu dwóch tygodni od wprowadzenia się (§ 17 ust. 1 federalnej ustawy meldunkowej - BMG) oraz do podania informacji wymaganych do prawidłowego prowadzenia rejestru meldunkowego (§ 25 ust. 1 BMG). Każdy, kto wyprowadza się z mieszkania i nie wprowadza się do nowego mieszkania w Niemczech, musi wymeldować się w ciągu dwóch tygodni od wyprowadzki (§ 17 ust. 2 BMG) i podać informacje wymagane do prawidłowego prowadzenia rejestru ludności (§ 25 nr 1 BMG). Każdy, kto nie złoży zawiadomienia o wprowadzeniu się, złoży je nieprawidłowo lub z opóźnieniem, nie wymelduje się lub wymelduje się z opóźnieniem lub naruszy obowiązek współpracy, popełnia wykroczenie i może zostać ukarany grzywną w wysokości do 1000 euro.

1. osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych

Miasto Jena, Biuro Rejestracji w Departamencie Usług Obywatelskich
Engelplatz 1
07743 Jena
03641 49-3800
meldebehoerde@jena.de

2. inspektor ochrony danych

Inspektor ochrony danych miasta Jena
Am Anger 15
07743 Jena
datenschutz@jena.de

3 Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z § 2 ust. 1 BMG organ meldunkowy musi rejestrować dane osobowe osób (mieszkańców) mieszkających na jego obszarze odpowiedzialności w celu ustalenia i zweryfikowania ich tożsamości i miejsca zamieszkania. Dane osobowe przechowywane w ewidencji ludności są wykorzystywane przez organ meldunkowy w celu zaspokojenia uzasadnionych potrzeb informacyjnych podmiotów niepublicznych i osób prywatnych, a także organów publicznych zgodnie z przepisami dotyczącymi informacji z ewidencji ludności (§ 44 i nast. BMG) i przekazywania danych (§ 33 i nast. BMG) oraz w celu pomocy w wykonywaniu zadań przez inne organy publiczne (§ 2 ust. 3 BMG). Dane są regularnie przekazywane innym organom publicznym w określonych przypadkach (§ 36 BMG; 1. i 2. federalne rozporządzenie o przekazywaniu danych rejestracyjnych) oraz organizacjom religijnym prawa publicznego zgodnie z § 42 BMG. Dodatkowe przekazywanie danych, w tym regularne przekazywanie danych, odbywa się na podstawie przepisów prawa federalnego lub krajowego, w których określone są odpowiednie przyczyny i cele przekazywania danych, odbiorcy i dane, które mają zostać przekazane.

4 Kategorie odbiorców danych osobowych

1. Organ rejestracyjny może przekazywać dane z rejestru rejestracyjnego innym organom publicznym w Niemczech (patrz § 2 federalnej ustawy o ochronie danych) i organizacjom religijnym na mocy prawa publicznego lub przekazywać dane w ramach jednostki administracyjnej (gminy), o ile jest to konieczne do wypełnienia własnych zadań lub zadań, za które odpowiedzialny jest odbiorca.
2. Na wniosek, osoby prywatne i podmioty niepubliczne otrzymują informacje o indywidualnych danych osobowych za opłatą, pod warunkiem, że dana osoba może być wyraźnie zidentyfikowana przez organ rejestracyjny na podstawie informacji dostarczonych przez wnioskodawcę. Na wniosek osoby prywatne i podmioty niepubliczne mogą otrzymać informacje o dużej liczbie niezidentyfikowanych osób dotyczące ich przynależności do grupy (np. określony rok urodzenia) i niektórych danych osobowych, jeśli można ustalić interes publiczny. Organy zagraniczne spoza Unii Europejskiej są zrównane z organami niepublicznymi.
3. Partie, grupy wyborców i inni organizatorzy propozycji wyborczych mogą otrzymywać dane rejestracyjne w związku z wyborami i głosowaniami na szczeblu stanowym i gminnym.
4. Wybrani przedstawiciele, prasa i nadawcy mogą otrzymywać dane bezpośrednio związane z tym specjalnym celem w przypadku rocznic.
5. Do celów publikacji w drukowanych książkach adresowych wydawcy książek adresowych mogą otrzymywać od organu meldunkowego wyłącznie indywidualne, ostatecznie wymienione dane wszystkich dorosłych mieszkańców.
6. Właściciel mieszkania/usługodawca ma prawo do informacji o mieszkańcach zameldowanych w jego mieszkaniu, o ile jest w stanie wiarygodnie wykazać interes prawny. Ponadto może on sprawdzić w organie meldunkowym, czy osoba, której wprowadzenie się potwierdził, zarejestrowała się w organie meldunkowym.
7. Dane mogą być przekazywane organom publicznym w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a także instytucjom i organom Unii Europejskiej lub Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej w kontekście działań, które w całości lub w części wchodzą w zakres prawa Unii Europejskiej, o ile jest to konieczne do realizacji zadań publicznych, za które odpowiedzialny jest organ meldunkowy lub za które odpowiedzialny jest odbiorca. Warunkiem wstępnym przekazywania danych w ramach EOG jest przyjęcie przez państwa EOG treści ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

5 Okres przechowywania

Po wyprowadzeniu się lub śmierci rezydenta organ rejestracyjny musi niezwłocznie usunąć wszystkie dane, które nie są wykorzystywane do ustalenia tożsamości i dowodu zamieszkania oraz nie są wymagane do celów wyborczych i podatku dochodowego lub do przeprowadzenia procedur na mocy prawa o obywatelstwie. Po upływie pięciu lat od wyjazdu lub śmierci rezydenta dane przechowywane w celu realizacji zadań organów rejestracyjnych będą przechowywane przez okres 50 lat i zabezpieczone środkami technicznymi i organizacyjnymi. W tym okresie dane nie mogą być już przetwarzane, z wyjątkiem nazwiska i imion, a także poprzednich imion, daty urodzenia, miejsca urodzenia, a w przypadku urodzenia za granicą również kraju, aktualnego i poprzednich adresów, daty wyjazdu, a także daty śmierci, miejsca śmierci, a w przypadku śmierci za granicą również kraju. Zakaz przetwarzania nie dotyczy przypadków określonych w § 13 ust. 2 zd. 3 BMG. Krótsze okresy usuwania mają zastosowanie do niektórych danych zgodnie z § 14 ust. 2 BMG.

6 Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dotyczy przetwarzanie danych, przysługują w szczególności następujące prawa wynikające z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO)

1. Prawo dostępu do przechowywanych danych osobowych i ich przetwarzania (art. 15 RODO).
2. Prawo do sprostowania danych, jeśli ich dane są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO).
3. Prawo do usunięcia danych osobowych przechowywanych na temat użytkownika, jeśli ma zastosowanie jeden z warunków określonych w art. 17 RODO. Oprócz wyjątków wymienionych w art. 17(3) RODO, prawo do usunięcia danych osobowych nie istnieje, jeśli usunięcie nie jest możliwe lub jest możliwe tylko przy nieproporcjonalnym wysiłku ze względu na szczególny rodzaj przechowywania. W takich przypadkach ograniczenie przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO zastępuje usunięcie danych.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych, jeżeli dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń osoby, której dane dotyczą, lub w przypadku sprzeciwu nie ustalono jeszcze, czy interesy organu rejestracyjnego przeważają nad interesami osoby, której dane dotyczą (art. 18 ust. 1 lit. b), c) i d) RODO). Jeśli dokładność danych osobowych jest kwestionowana, istnieje prawo do ograniczenia przetwarzania na czas trwania kontroli dokładności.
5. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania określonych danych, pod warunkiem, że nie występuje nadrzędny interes publiczny związany z przetwarzaniem, który przeważa nad interesami osoby, której dane dotyczą, i nie istnieje prawny obowiązek przetwarzania (art. 21 RODO). Więcej informacji na temat prawa do sprzeciwu na mocy federalnej ustawy o rejestracji można znaleźć w informacjach na formularzu rejestracyjnym.

7 Prawo do wycofania zgody

Przekazywanie danych osobowych w celach reklamowych lub adresowych jest dozwolone wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO od organu, któremu zgoda została wcześniej udzielona.

8. prawo do złożenia skargi

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do organu nadzorczego (komisarz krajowy ds. ochrony danych i wolności informacji w Turyngii, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, tel.: 0361/5731129-00, e-mail: poststelle@ datenschutz.thueringen.de), jeśli uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

9 Przekazywanie i przechowywanie danych w Turyngii

Oprócz przepisów BMG w Turyngii obowiązują przepisy dotyczące przekazywania i przechowywania danych zgodnie z ThürAGBMG i ThürMeldeVO.

Ustawa wykonawcza Turyngii do federalnej ustawy o rejestracji (ThürAGBMG)

§ 4 Przekazywanie danych organizacjom religijnym na mocy prawa publicznego
§ § 6 Treść rejestru lustrzanego

Rozporządzenie rejestracyjne Turyngii (ThürMeldeVO)

§ § 3 Zakres przekazywania danych do państwowego centrum danych i aktualizacja danych
§ § 16 Regularne przekazywanie danych do urzędów skarbowych
§ 17 Regularne przekazywanie danych do centrali utworzonej przy Związku Lekarzy Ustawowego Ubezpieczenia Zdrowotnego w Turyngii
§ 18 Regularne przekazywanie danych do ośrodka opieki profilaktycznej dla dzieci utworzonego przy Państwowym Urzędzie Ochrony Konsumentów
§ 21 Regularne przekazywanie danych do urzędów ds. młodzieży
§ 22 Regularne przekazywanie danych z urzędów meldunkowych i państwowego centrum komputerowego do służb zajmujących się ustalaniem miejsca pobytu.
§ 23 Regularne przekazywanie danych przez organy rejestracyjne organizacjom religijnym prawa publicznego